Barcode-etiketten voor een voorraad die automatisch wordt bijgewerkt bij het scannen

Wat is het doel van een barcode-etiket in een magazijn?

Een barcode-etiket vormt de fysieke verbinding tussen een opgeslagen artikel en uw informatiesysteem. Het etiket, bevestigd aan een product, bak, schap of pallet, bevat een unieke identificatiecode die elke scanner direct kan lezen. Deze eenvoudige scan activeert een update in uw beheersoftware: goederenontvangst, uitgifte, overdracht tussen zones, inventaris. Elke beweging wordt omgezet in bruikbare data, zonder dat een medewerker iets hoeft in te voeren.

In de praktijk wordt barcode-etikettering gebruikt om:

• Identificeer elke verwijzing op een unieke en ondubbelzinnige manier.
• Zoek een artikel in het magazijn met behulp van locatieadressering.
• Registreer aandelenin- en -uitstappen in realtime.
• Voer doorlopende inventarisaties uit zonder handmatig te tellen, station voor station.
• Verminder fouten bij de orderverwerking en verzending.
• Zorg indien nodig voor traceerbaarheid aan de hand van batch- of serienummer.

Voor een heel klein bedrijf of een kleine tot middelgrote onderneming zijn de voordelen direct merkbaar: minder tijdverlies bij het zoeken naar referenties, minder discrepanties tussen theoretische en werkelijke voorraad, en een team dat werkt met betrouwbare gegevens in plaats van losse papieren.

De belangrijkste barcodeformaten

Niet alle barcodes zijn gelijk. Het formaat bepaalt de hoeveelheid gecodeerde informatie, de vereiste labelgrootte en de compatibiliteit met uw scanners. Hieronder vindt u de zes meest voorkomende formaten die worden gebruikt in voorraadbeheer.

Voor intern voorraadbeheer in een klein bedrijf of een klein tot middelgroot bedrijf is QR-code 128 de meest gangbare keuze: deze codeert alle benodigde informatie (referentie, batchnummer, locatie) en wordt door vrijwel alle professionele scanners herkend. QR-codes worden relevant als u wilt dat ze leesbaar zijn via een smartphone of als u meer gegevens op één label wilt opslaan.

Wat moet er op een voorraadlabel staan?

Een effectief etiket bevat alleen de informatie die strikt noodzakelijk is voor de identificatie en tracering van het artikel. Te veel informatie belemmert de leesbaarheid; te weinig informatie maakt het etiket onbruikbaar bij een scanprobleem. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de velden die u, afhankelijk van uw bedrijf, in overweging moet nemen.

Zorg er altijd voor dat de numerieke waarde van de barcode duidelijk onder het symbool is afgedrukt. Als een label beschadigd is en niet leesbaar is voor de scanner, kan de operator het nummer handmatig invoeren zonder de werkzaamheden te onderbreken.

Hoe implementeer je labeling?

Het installeren van een barcodesysteem volgt een stapsgewijze aanpak. Elke stap is een voorwaarde voor de volgende: het is beter om methodisch te werk te gaan dan helemaal opnieuw te moeten beginnen na een overhaaste productiestart.

Wijs aan elk item een ​​unieke referentie toe.

Voordat u etiketten afdrukt, moet elk artikel in uw inventaris een unieke interne referentie hebben. Dit vormt de basis van het hele systeem. Een duidelijke en consistente nomenclatuur (bijvoorbeeld categorie + volgnummer) voorkomt duplicaten en onduidelijkheden. Als uw catalogus al referenties bevat, controleer dan of er geen duplicaten zijn en of de structuur gemakkelijk te begrijpen is voor uw team.

Kies het juiste barcodeformaat.

De keuze van het formaat hangt af van drie criteria: de hoeveelheid te coderen informatie, de beschikbare ruimte op het etiket en het type lezer dat u hebt of van plan bent aan te schaffen. Voor de meeste mkb-bedrijven met een interne voorraad is Code 128 voldoende. Als u uw producten via de detailhandel verkoopt, is EAN-13 essentieel en is lidmaatschap van GS1 Frankrijk vereist om een ​​geldig fabrikantvoorvoegsel te verkrijgen.

Print de etikettenvellen.

Je hebt twee opties. Een laser- of inkjetprinter voor op het bureau is geschikt voor kleine, incidentele printopdrachten op standaard zelfklevende etiketten. Een thermische printer (directe of thermische transfer) is de beste keuze zodra het labelen een terugkerende taak wordt: hij is sneller, gebruikt geen inkt of toner en produceert scherpe, duurzame barcodes. In vochtige, stoffige of temperatuurgevoelige omgevingen blijven thermische transfer-etiketten aanzienlijk beter intact dan traditionele zelfklevende papieren etiketten. Print altijd eerst een paar testetiketten en scan ze voordat je een volledige batch print.

Voorzie de operators van de juiste uitrusting.

Een tagsysteem werkt alleen als operators de codes kunnen lezen. Afhankelijk van het volume en de organisatie kan dit variëren van een smartphone met een scan-app tot een bedrade barcodescanner of zelfs een robuuste mobiele terminal. Elke operator moet weten waar het label op elk type oppervlak moet worden geplakt, wanneer een beschadigd label moet worden vervangen en hoe een leesfout moet worden gemeld. Een eenvoudige procedure, geïllustreerd met foto's of schermafbeeldingen, is voldoende om de beste werkwijzen vast te stellen.

Het apparaat bedienen en onderhouden.

Etiketten slijten, laten los en worden onleesbaar. Regelmatige controles, die samenvallen met inventarisaties of drukke periodes, maken het mogelijk om defecte etiketten te identificeren voordat ze tot fouten bij het verzamelen van goederen leiden. Het vervangen van een etiket kost slechts een paar cent; het corrigeren van een verzendfout of een voorraadverschil is veel kostbaarder in termen van tijd en klantrelaties.

Telefoon, smartphone of terminal: welke te kiezen?

Er zijn drie hoofdcategorieën lezers, met zeer verschillende gebruikswijzen en investeringsniveaus.

Een pragmatische aanpak is om te beginnen met een smartphone om de methode te valideren zonder investering, en vervolgens over te schakelen naar een 2D-barcodescanner zodra scannen een dagelijkse routine wordt. Een robuuste mobiele terminal is gerechtvaardigd wanneer het aantal SKU's en de frequentie van de bewerkingen de mogelijkheden van de eerste twee opties overstijgen. Controleer altijd of de gekozen scanner compatibel is met uw voorraadbeheersoftware voordat u tot aankoop overgaat.

Welke wijzigingen in de etikettering bij in- en uitstroom van aandelen?

Zonder etikettering is elke voorraadbeweging afhankelijk van handmatige gegevensinvoer: de operator typt een referentie, een hoeveelheid en een locatie in. Deze gegevensinvoer is tijdrovend en gevoelig voor typefouten. Met een barcodesysteem wordt dezelfde beweging gereduceerd tot een scan gevolgd door validatie: de referentie wordt foutloos vastgelegd, de hoeveelheid wordt realtime in de software bijgewerkt en de bewegingsgeschiedenis wordt automatisch opgeslagen.

Bij ontvangst van de goederen maakt scannen een onmiddellijke verificatie van de orderbevestiging en de daadwerkelijke levering mogelijk. Eventuele afwijkingen worden direct opgemerkt, en niet tijdens een inventarisatie enkele weken later.

Bij uitgaande zendingen, zowel voor de voorbereiding van klantorders als voor intern gebruik, zorgt scannen ervoor dat het juiste artikel van de juiste locatie wordt gepakt. Hierdoor neemt het aantal pickfouten af, evenals het aantal retourzendingen van klanten vanwege verkeerd geleverde artikelen.

Ook het inventarisatieproces verandert: in plaats van elk artikel handmatig te tellen en de aantallen opnieuw in te voeren, scannen medewerkers de artikelen en werkt de software de voorraadniveaus in realtime bij. Cyclische tellingen, uitgevoerd per gebied of per productcategorie, worden mogelijk zonder de gehele bedrijfsvoering stil te leggen.

De meest voorkomende fouten

Het gebruik van etiketten die niet geschikt zijn voor het milieu.

Een standaard zelfklevend papieren etiket is niet bestand tegen vocht, hitte of herhaaldelijk wrijven. In een koelmagazijn, werkplaats of buiten zal het binnen enkele dagen loslaten of onleesbaar worden. Kies het materiaal op basis van de feitelijke opslagomstandigheden: polypropyleen of polyester etiketten voor ruwe omgevingen en een lijm die geschikt is voor lage temperaturen in koelruimtes.

Test de etiketten niet voordat u de hele batch hebt afgedrukt.

Het is een veelgemaakte fout om 500 etiketten af ​​te drukken zonder er eerst één te scannen. Onjuiste printerinstellingen, een codeformaat dat niet door de scanner wordt ondersteund of een te smalle stille zone kunnen ervoor zorgen dat de hele batch onbruikbaar wordt. Print daarom altijd eerst een proefexemplaar, scan dit met de apparatuur die in het veld wordt gebruikt en ga pas daarna verder met de volledige productierun.

Maak dubbele referenties aan

Twee verschillende artikelen met dezelfde barcode, of hetzelfde artikel met twee verschillende codes, zorgen voor inconsistenties in uw voorraadbeheersysteem. Controleer uw artikeldatabase voordat u etikettering implementeert en corrigeer eventuele duplicaten. Stel een duidelijke regel op voor het aanmaken van nieuwe SKU's om te voorkomen dat dit probleem zich opnieuw voordoet.

Beschadigde etiketten laten zitten

Een onleesbaar label op de scanner dwingt de operator om de referentie handmatig in te voeren, waardoor het risico op fouten, dat juist met labeling voorkomen moest worden, opnieuw ontstaat. Integreer het vervangen van beschadigde labels in uw kwaliteitscontroleprocedures, net zoals u dat doet met de kwantiteitscontrole.

Het nalaten om teams te trainen in scanprocedures.

Een goed ontworpen maar slecht gebruikt systeem produceert net zoveel fouten als helemaal geen systeem. Training mag niet beperkt blijven tot de scantechniek: operators moeten weten waar ze het label op elk type medium moeten plaatsen, hoe ze moeten reageren in geval van een leesfout en aan wie ze een afwijking moeten melden. Een procedure van één pagina, die op de werkplek wordt weergegeven, is vaak voldoende om de beste werkwijzen te versterken.

Ontkoppel de labeling van de beheersoftware.

Labels die zijn aangebracht op artikelen die niet in de voorraadbeheersoftware staan ​​vermeld, of software die de afgedrukte codes niet herkent, maken het systeem onbruikbaar. Consistentie tussen het fysieke label en de softwaredatabase is essentieel voor een goede werking. Controleer deze compatibiliteit voordat u op grote schaal labels gaat gebruiken.