Een organisatiestructuur van een bedrijf is een schema dat laat zien wie wat doet en wie aan wie rapporteert. Een goed opgestelde structuur maakt de verantwoordelijkheden in één oogopslag duidelijk, zonder dat er vergaderingen of ellenlange documenten nodig zijn.
| Medewerker | Post | Hechting |
|---|---|---|
| Meneer Desroches | Aanwijzingen | Actielijsten |
| A. Berthier | Verkoopmanager | Aanwijzingen |
| L. Fabre | Productiemanager | Aanwijzingen |
| C. Nguyen | Zaakgelastigde | Verkoopmanager |
De functies, rapportagelijnen en afdelingen staan al in uw personeelsdossier.
Een organigram begint met een lijst: wie bekleedt welke functie, in welke afdeling en met wie? Deze informatie is al aanwezig in het personeelsregister; ze hoeft alleen nog maar gebruikt te worden.
Er zou slechts één directe leidinggevende per medewerker moeten zijn, tenzij er een matrixstructuur wordt gebruikt. Als de relatie niet eenduidig kan worden vastgesteld, is het de organisatie zelf die verduidelijking behoeft, niet de structuur.
Een organigram zonder datum is niet te controleren. Door het organigram met de update-datum te publiceren in de gedeelde ruimte, fungeert het als een gemeenschappelijk referentiepunt voor teams en nieuwe medewerkers.
Een gevalideerde werving creëert het dossier, dat vervolgens wordt gebruikt in het schema en de toewijzing aan projecten.
Een organigram is een grafische weergave van de structuur van een bedrijf. Elk vakje komt overeen met een functie of afdeling, en elke lijn vertegenwoordigt een hiërarchische schakel. Het organigram wordt van boven naar beneden gelezen: het management staat bovenaan en de operationele teams daaronder.
Deze afbeelding is bedoeld voor intern gebruik. Het heeft geen juridische waarde, maar dient als gemeenschappelijk referentiepunt voor alle medewerkers, en dat maakt het juist zo nuttig. Een overzichtelijk organigram voorkomt terugkerende vragen zoals: "Aan wie moet ik deze goedkeuring vragen?"
Een organigram toont de officiële organisatiestructuur, niet de werkelijke werkverhoudingen. Het zegt niets over individuele werklasten, multidisciplinaire projecten of de daadwerkelijke invloed van een afdeling op de besluitvorming. Het moet worden gezien als wat het is: een kaart van verantwoordelijkheden en hiërarchische verbanden, geen volledige beschrijving van de organisatie.
Evenzo vervangt het geen functiebeschrijvingen of volmachten. Deze documenten beschrijven de precieze taken en verantwoordelijkheden; het organigram plaatst elke functie slechts binnen het geheel.
Het belangrijkste doel is het verduidelijken van verantwoordelijkheden. In een bedrijf met vijftien mensen kent iedereen zijn directe leidinggevende, maar zelden de precieze rol van de anderen. Een organigram, dat wordt opgehangen of intern wordt gedeeld, geeft direct antwoord op deze vraag.
Het tweede gebruik is bij de onboarding. Wanneer een nieuwe medewerker op zijn of haar eerste dag de bedrijfsstructuur ontdekt, bespaart dat hem of haar weken van uitproberen. Het verstrekken van het organigram, inclusief namen, functies en afdelingen, is een van de meest nuttige onboardingtools, samen met de bedrijfsregels en de functiebeschrijving.
Het derde gebruik is projectie. Voordat een afdeling wordt opgericht, een manager wordt aangesteld of twee afdelingen worden samengevoegd, geeft het tekenen van het beoogde organigram inzicht in de hiërarchische niveaus die ontstaan, de niveaus die verdwijnen en de gebieden die uiteindelijk geen duidelijke verbinding meer hebben.
Het vierde gebruik is extern. Aanbestedingen, bankaanvragen en bepaalde certificeringen vereisen een actueel organigram. Door het organigram gereed te hebben, voorkomt u dat het in allerijl opnieuw moet worden opgebouwd, met het risico dat er mensen in worden opgenomen die zes maanden geleden zijn vertrokken.
Er zijn vier hoofdtypen organisatiestructuren. De keuze hangt af van de grootte van het bedrijf, de sector waarin het actief is en hoe bestanden intern circuleren.
Het hiërarchische organigram is het klassieke piramidemodel. Het management staat bovenaan, gevolgd door afdelingshoofden, vervolgens teamleiders en ten slotte de medewerkers. Elke functie heeft één leidinggevende en de hiërarchische relaties zijn eenduidig.
Dit is het eenvoudigst te lezen en het meest voorkomende type in het mkb. De beperking ervan wordt duidelijk zodra bestanden meerdere teams omvatten: het verticale organigram toont deze cross-functionele relaties niet.
Het organigram groepeert rollen op basis van functie in plaats van op basis van persoon: verkoop, productie, administratie, personeelszaken. Het brengt de functies en de inhoud van het werk in kaart, waardoor het nuttig is voor de externe presentatie van het bedrijf of voor het identificeren van tekorten aan vaardigheden.
Dit type organigram is zeer geschikt voor structuren waarin één persoon meerdere functies bekleedt, een veelvoorkomende situatie in bedrijven met minder dan twintig werknemers. Het weerspiegelt de organisatie op basis van vaardigheidsblokken, zonder aan elk individu een vaste rol toe te wijzen.
Het matrixorganigram combineert twee logica's: een hiërarchische link met een afdeling en een functionele link met een project. Een ontwikkelaar rapporteert bijvoorbeeld aan de technisch leidinggevende voor zijn of haar loopbaanontwikkeling en aan de projectmanager voor de dagelijkse werkzaamheden.
Dit matrixmodel weerspiegelt nauwkeurig de realiteit van bedrijven die in projectmodus werken. Het vereist echter duidelijke regels over wie de beslissing neemt bij conflicterende prioriteiten; anders komen medewerkers klem te zitten tussen twee instructies.
Het horizontale organigram, ook wel plat organigram genoemd, reduceert het aantal hiërarchische niveaus tot een minimum. Het komt voor in kleine organisaties en jonge bedrijven, waar een manager rechtstreeks leiding geeft aan alle teams.
Het wordt van links naar rechts gelezen in plaats van van boven naar beneden. Deze horizontale presentatie geeft een boodschap af: autonomie heeft voorrang op de hiërarchie. Dit bereikt zijn grens wanneer het personeelsbestand groeit en het aantal mensen dat aan één manager rapporteert onbeheersbaar wordt.
Type | lezing | Handig à |
|---|---|---|
Hiërarchisch | Verticaal, van boven naar beneden. | Traditionele structuren, mkb's met 20 tot 200 mensen |
functioneel | Per beroepsgroep | Klein bedrijf, externe presentatie, vaardighedenmapping |
Matrix | Dubbele bevestiging | Projectgebaseerde bedrijven, bureaus, ontwerpstudio's |
Horizontaal | Van links naar rechts | Kleine teams, jonge en autonome structuren |
Het maken van een organigram begint met een lijst, niet met een grafische tool. Vermeld elke rol, inclusief de naam van de medewerker, de functietitel en de afdeling. Deze informatie is al beschikbaar in uw personeelsdossier; u hoeft deze alleen maar te extraheren.
Gebruik deze telling om vacante posities en taken die door meerdere personen worden gedeeld in kaart te brengen. Dit zijn namelijk de situaties die problemen zullen opleveren bij het opstellen van het organigram.
Geef voor elke functie aan aan wie deze rapporteert. De regel is simpel: slechts één directe leidinggevende per persoon, tenzij u een matrixstructuur gebruikt. Als u deze relatie voor een functie niet kunt definiëren, betekent dit dat de verantwoordelijkheden binnen de organisatie niet duidelijk zijn vastgelegd en dat het organigram dit probleem niet zal oplossen.
Kies vervolgens het type dat het beste bij uw behoeften past. Een hiërarchisch organigram voor een snel overzicht van de commandostructuur, een functioneel organigram om de rollen en verantwoordelijkheden weer te geven, of een matrixorganigram als bestanden afdelingsoverstijgend zijn. Dezelfde dataset kan worden gebruikt om alle drie de weergaven te genereren.
Het organigram moet leesbaar blijven op één pagina. Beperk het aantal hiërarchische niveaus tot vier of vijf, gebruik een andere kleur voor elke afdeling en houd dezelfde vakjesgrootte aan voor alle functies op hetzelfde niveau. Een onleesbaar organigram wordt genegeerd.
Als de bedrijfsstructuur te complex is, maak dan een algemeen diagram en een gedetailleerd diagram voor elke afdeling. Deze oplossing is efficiënter dan één onleesbare pagina en maakt updates eenvoudiger.
Een organigram is zowel een politiek als een organisatorisch instrument. Laat het daarom goedkeuren door het management voordat het wordt verspreid, met name op twee punten: de exacte functie van elke manager en de namen van de teams. Een verkeerd geplaatst organigram wordt als een waarschuwingssignaal opgevat, zelfs als de bedoeling puur praktisch was.
Deel het organigram op het intranet of in de gedeelde werkruimte en vermeld duidelijk de datum van de laatste update. Stel vervolgens een herzieningsschema op: werk het organigram bij na elke nieuwe medewerker, elk vertrek en elke functieverandering. Een organigram dat niet wordt bijgewerkt, is binnen een jaar onbruikbaar.
Voor een klein team volstaat een spreadsheet- of presentatieprogramma. Het voordeel is dat iedereen weet hoe het werkt. Het nadeel is dat alles bij elke wijziging opnieuw getekend moet worden, wat verklaart waarom zoveel organisatieschema's nooit worden bijgewerkt.
Online grafische ontwerptools, zoals Canva, bieden kant-en-klare sjablonen voor organigrammen die je kunt aanpassen. Je kiest een sjabloon, vervangt de titels, past de kleuren aan en exporteert het. Het is de snelste manier om een overzichtelijk resultaat te bereiken zonder ontwerpvaardigheden, en het meest geschikt wanneer het organigram voornamelijk voor externe communicatie wordt gebruikt.
De laatste optie is om te beginnen met de gegevens die je al hebt. Wanneer personeelsgegevens, hun functietitel en afdeling gecentraliseerd zijn in een managementapplicatie, wordt het organigram gegenereerd op basis van de bestaande informatie in plaats van opnieuw ingevoerd te worden. Deze aanpak minimaliseert discrepanties tussen het weergegeven diagram en de werkelijke organisatie.
Hier volgt een algemeen model dat u kunt aanpassen. Het komt overeen met een bedrijf met teams van ongeveer twintig medewerkers, een managementteam en vier afdelingen.
Niveau | Post | Hechting |
|---|---|---|
1 | Uitvoerend management | Actielijsten |
2 | Sales Manager | Uitvoerend management |
2 | Productiemanager | Uitvoerend management |
2 | Financieel en Administratief Manager | Uitvoerend management |
2 | Manager personeelszaken | Uitvoerend management |
3 | Chargés d'affaires | Sales Manager |
3 | Projectchefs | Productiemanager |
3 | Accountant, administratief medewerker | Financieel en Administratief Manager |
4 | Technici en adviseurs | Projectchefs |
Deze sjabloon is binnen drie minuten aan te passen: vervang de kopjes door uw eigen, voeg namen toe en verwijder onnodige niveaus. Voor een bedrijf met minder dan tien medewerkers zijn twee niveaus meestal voldoende.
Een fotogids toont gezichten, een organigram laat relaties zien. Beide zijn nuttig en vullen elkaar aan, maar de combinatie ervan resulteert in een rommelige pagina waarop de organisatiestructuur onleesbaar wordt. Bewaar de foto voor de interne gids.
Het toevoegen van een vakje 'toekomstig directeur operationele zaken' om ambitie te tonen, zorgt voor verwarring. Een organigram beschrijft de situatie op een specifiek moment. Functies in ontwikkeling horen thuis in een duidelijk omschreven doelstructuur, niet in het organigram dat aan iedereen wordt uitgedeeld.
Elk extra niveau verlengt het besluitvormingsproces. Wanneer een organigram zes niveaus voor vijftig mensen laat zien, ligt het probleem niet bij het diagram zelf, maar bij de structuur die het onthult. Het organigram heeft in ieder geval de verdienste dat het zichtbaar maakt wat niemand durfde te benoemen.
Een organigram zonder datum is niet te controleren. De lezer weet niet of hij naar het huidige organigram kijkt of naar een van twee jaar geleden. Vermeld daarom altijd de datum onderaan de pagina.
Het presenteren van het organigram tijdens een teamvergadering biedt een zeldzame kans om de organisatie zelf te bespreken. De vragen die daarbij opkomen, zijn vaak de meest interessante: een afdeling die geïsoleerd aanvoelt, een rol die twee mensen dachten te vervullen, een hiërarchische relatie die niemand expliciet had gemaakt.
Op een bedrijfswebsite of in een applicatie biedt een organigram zekerheid. Het laat zien dat het bedrijf gestructureerd is, dat de belangrijkste contactpersonen zijn geïdentificeerd en dat de opgegeven omvang klopt. Een vereenvoudigde versie, zonder namen, is hiervoor voldoende.
Vanuit HR-perspectief dient het organigram als basis voor diverse taken: personeelsbeoordelingen, voorbereiding op jaarlijkse functioneringsgesprekken en het identificeren van potentiële opvolgers voor sleutelposities. Het is tevens het eerste document dat wordt geraadpleegd vóór de start van een wervingsproces, om te controleren waar de nieuwe functie binnen de organisatie past.
Het nut van een organigram verschilt afhankelijk van het aantal medewerkers: vijf, vijftig of vijfhonderd. Inzicht in de bijdrage van het organigram aan het bedrijf voorkomt dat er te veel of te weinig tijd aan wordt besteed.
Bij deze omvang bestaat de hiërarchie uit twee niveaus en communiceert iedereen met elkaar. Het organigram wordt daarom voornamelijk extern gebruikt: door het in een bedrijfsdossier op te nemen, ontstaat een gestructureerd beeld en kan een klant of partner zijn contactpersoon gemakkelijk vinden. Het maken ervan is eenvoudig; een half uurtje is voldoende.
Het organigram wordt essentieel wanneer een bedrijf tussen de twintig en honderd werknemers telt. De werving van personeel neemt snel toe, er ontstaan nieuwe afdelingen en niemand kent iedereen meer binnen het bedrijf. Het organigram wordt het belangrijkste hulpmiddel om te begrijpen wie wat doet, en het bijwerken ervan moet worden gestructureerd als een proces, met een aangewezen manager die hiervoor verantwoordelijk is.
In grote bedrijven is het organigram opgesplitst in verschillende weergaven: een groepsweergave, een afdelingsweergave en een locatieweergave. Het doel is niet langer om alles te tonen, maar om iedereen inzicht te geven in zijn of haar verantwoordelijkheidsgebied en directe contactpersonen. Speciaal ontwikkelde tools vervangen handgetekende plattegronden en de volledige hiërarchie wordt nooit meer op één pagina weergegeven.
Als het doel interne communicatie is, geef dan prioriteit aan leesbaarheid boven volledigheid. Het toevoegen van voornamen en interne contactgegevens maakt het organigram dynamischer. Publicatie op het intranet helpt nieuwe medewerkers de bedrijfsstructuur te begrijpen zonder een stortvloed aan vragen op te roepen, en het vergemakkelijkt de communicatie tussen afdelingen die zelden met elkaar in contact staan.
Als het doel HR-management is, dan draait het om data: het aantal medewerkers per afdeling, managementratio's en vacatures. Het organigram wordt dan een analytisch instrument. Het laat zien dat één manager vijftien mensen aanstuurt, of dat een hele afdeling afhankelijk is van één expert.
Als het doel is om het bedrijf te presenteren, is de presentatie cruciaal. Een professioneel grafisch ontwerp, gemaakt met een tool zoals Canva of presentatiesoftware, levert een beter resultaat op dan een diagram dat in een spreadsheet in elkaar is geknutseld. Pas de kleuren aan uw huisstijl aan en verwijder alle persoonlijke informatie voordat u het verspreidt.
Een bureau met vijftien medewerkers werkt zelden volgens een strikte piramidestructuur. Het management geeft leiding aan twee afdelingen, een creatieve en een adviserende afdeling, en bij projecten zijn leden van beide afdelingen betrokken. Dit is een typisch voorbeeld waarbij een matrixorganisatie het meest effectief is: het toont duidelijk zowel de permanente rapportagelijnen als de projecttoewijzingen.
Een bedrijf met meerdere verkooppunten vertrouwt op een eenvoudige en repetitieve structuur: een winkelmanager, verkoopmedewerkers en een centrale ondersteunende functie voor administratie en boekhouding. Het opstellen van een organigram houdt voornamelijk in dat de winkels naast elkaar worden weergegeven, wat het vergelijken van personeelsbezettingen vergemakkelijkt.
Een bedrijf organiseert zijn teams op basis van ervaringsniveau in plaats van afdeling. Het organigram krijgt dan de vorm van een piramide van rangen, van junior tot partner, met projecten als overkoepelende thema's. Het raamwerk is duidelijk voor medewerkers, die direct de beschikbare carrièremogelijkheden zien.
In alle drie gevallen werd het gekozen diagram niet geselecteerd vanwege de esthetische aantrekkingskracht, maar vanwege het praktische nut. Een succesvol organigram voorziet in een behoefte die al vóór het gebruik van de tool is vastgesteld. Dit is de enige regel die telt: definieer de behoefte en kies vervolgens het type en de tool die daar het beste aan voldoen.
Deze checklist wordt gebruikt om binnen vijf minuten te controleren of een organigram gereed is. Hij is geldig voor alle soorten organigrammen, van de meest verticale tot de meest matrixgebaseerde.
De behoefte is vastgelegd. Je weet of het document bedoeld is om de rollen binnen het bedrijf te verduidelijken, een nieuwkomer wegwijs te maken of een gestructureerde visie naar de buitenwereld te presenteren.
Elke functie heeft een vaste functionaris. Een functie zonder naam moet als vacant worden gemarkeerd en mag nooit onbezet blijven.
Elke hiërarchische relatie is expliciet. De relatie tussen twee vakjes is zonder aarzeling af te lezen.
De hiërarchie past op één pagina. Bij meer dan vijf niveaus is het beter om meerdere weergaven te organiseren: een hoofdweergave en weergaven per service.
De kopjes zijn dezelfde als die in de contracten. Het gebruik van interne terminologie maakt het document onbegrijpelijk voor een derde partij en dwingt u om het voor elke transactie aan te passen.
De datum staat onderaan de pagina. Dit is het detail dat het vaakst over het hoofd wordt gezien, maar tegelijkertijd cruciaal is voor het vertrouwen dat in het document wordt gesteld.
Het formaat blijft gemakkelijk aan te passen. Een bewerkbaar bestand, in een spreadsheet, een service zoals Canva of speciale software, is beter dan een statische afbeelding.
De eigenaar is aangewezen. Een persoon is verantwoordelijk voor de update en het proces wordt gedocumenteerd.
De externe versie wordt verwijderd. Er mogen geen persoonsgegevens meer aanwezig zijn op de versie die buiten het bedrijf wordt verspreid.
Het document is toegankelijk. Opgeslagen op een plek die iedereen kent, zal het geraadpleegd worden en elke integratie vergemakkelijken; weggestopt in een map is het nutteloos.
Voor een heel klein bedrijf duurt het maken van een organigram een uur: informatie verzamelen, tekenen en controleren. Voor een klein of middelgroot bedrijf (mkb) met vijftig medewerkers kunt u de eerste keer een halve dag rekenen, daarna een paar minuten voor elke update. Het is een kleine investering gezien de tijdsbesparing bij elke nieuwe aanwinst, en de resulterende organisatiestructuur blijft bovendien meerdere maanden geldig.
Een actueel organigram biedt drie concrete voordelen. Het helpt nieuwe medewerkers de bedrijfsstructuur te leren kennen zonder dat een collega een week in het team hoeft mee te lopen. Het vergemakkelijkt de besluitvorming omdat de belangrijkste contactpersoon voor een bepaald probleem duidelijk is. En het maakt een betere planning van toekomstige werving mogelijk, doordat direct zichtbaar is waar de functie binnen de organisatie past.
Geen enkel hulpmiddel kan deze basis vervangen, maar een effectief hulpmiddel maakt het onderhoud ervan wel veel gemakkelijker. Of je nu kiest voor een spreadsheet, een online dienst zoals Canva, of beheersoftware, de sleutel is om regelmatige updates te organiseren en iedereen gemakkelijk toegang te geven tot het document. Teams die deze aanpak gebruiken, merken al snel de voordelen: hun diagram is echt nuttig en maakt het voor nieuwe teamleden gemakkelijker om te integreren.
Het organigram laat zien wie aan wie rapporteert, maar niet wie de beslissingen neemt. De RACI-matrix vult deze leemte op: voor elke activiteit worden de beslissingsbevoegde, de goedkeurende, de geraadpleegde personen en degenen die alleen geïnformeerd worden, geïdentificeerd. Eén pagina is voldoende voor de vijftien of twintig activiteiten die echt relevant zijn.
De aandacht is direct gericht op gedeelde onderwerpen: het goedkeuren van offertes, het afhandelen van klachten en aankopen boven een bepaald bedrag. Deze beslissingen veroorzaken de meeste interne wrijving en kunnen niet worden opgelost met een simpele verticale lijn.
Een schriftelijke volmacht specificeert wat een persoon namens het bedrijf mag doen, binnen welke grenzen en voor welke duur. Het is een juridisch document, los van de algemene bedrijfsstructuur. De twee moeten consistent zijn: een volmacht die wordt verleend aan iemand die nergens in de hiërarchie voorkomt, creëert een onduidelijkheid die in geval van een geschil niet kan worden opgelost.
Als een werkgever gedurende twaalf opeenvolgende maanden elf of meer werknemers in dienst heeft, moet hij een ondernemingsraad (of sociaal-economische commissie) oprichten. De gekozen vertegenwoordigers staan niet in de hiërarchische lijn, omdat hun mandaat hen niet in een ondergeschikte positie plaatst. Om verwarring te voorkomen, worden ze apart in de marge vermeld.
Veel kleine bedrijven werken regelmatig met freelancers. Het is een fout om ze in dezelfde rubriek als werknemers op te nemen, ook vanuit juridisch oogpunt: het versterkt de veronderstelling van een ondergeschikte relatie. Plaats ze apart, in een kader voor partners, met een expliciete vermelding van hun status.
Wanneer teams geografisch verspreid zijn, worden visuele signalen juist belangrijker. Informele vergaderingen waarin iedereen kon leren wie wat doet, bestaan niet meer. Het publiceren van de rolverdeling in de chattool, met een link bovenaan het kanaal, is een nuttig alternatief voor informele gesprekken in de wandelgangen.
Een goed visueel hulpmiddel vervangt de beslissingsmatrix, delegatie of dialoog niet. Het biedt slechts een gemeenschappelijk uitgangspunt, van waaruit andere hulpmiddelen hun betekenis ontlenen. Begin hiermee en voeg vervolgens naar behoefte aanvullende elementen toe.
Maak een gratis account aan en centraliseer uw personeelsgegevens.
