HR-dossiers, contracten, functies, organisatiestructuren en trainingen, alles in één module. Djaboo waarschuwt je vóórdat een contract afloopt, in plaats van je pas achteraf te informeren.
De HR-module van Djaboo houdt mensen bij, niet alleen rijen in een spreadsheet. Elke medewerker heeft zijn eigen dossier, contract, functie en geschiedenis.
Het dashboard toont constant twee tellers: contracten die bijna verlopen en contracten die al verlopen zijn. De tweede teller zou altijd op nul moeten staan, en dat is precies de reden waarom hij wordt weergegeven.
Je tekent geen diagram in presentatiesoftware die niemand ooit meer opent. Je geeft de functies en rapportagelijnen aan; het organigram wordt daaruit opgebouwd en blijft accuraat na elke nieuwe aanwinst.
Inwerksjabloon voor de eerste dagen, gezinsleden voor administratieve afhandeling, gevolgde trainingen voor vaardigheidsontwikkeling. Alles blijft in hetzelfde dossier staan, ook als de persoon het bedrijf verlaat.
We bewaarden contracten in een gedeelde map en verlofaanvragen in een spreadsheet. Op de dag dat een contract voor bepaalde tijd zonder dat iemand het merkte, werd omgezet in een vast contract, zijn we ermee gestopt.
Het organigram is het eerste scherm dat ik aan nieuwe mensen laat zien. Het is accuraat omdat het gebaseerd is op de daadwerkelijke functies en niet op een bestand dat iemand moest bijwerken.
Het is onzinnig om vijf contracten die permanent verlengd moeten worden, in beeld te hebben, en dat was precies wat nodig was. Geen lastminute, dringende inhaalacties meer.
De personen die je hier volgt, zijn dezelfde personen die uren, onkosten of taken invoeren.
Als het antwoord vereist dat een spreadsheet wordt geopend en een kolom met datums wordt gesorteerd, biedt de HR-module van Djaboo deze mogelijkheid door een pagina te openen.
Maak een gratis accountNee, Djaboo verzorgt geen salarisadministratie. De HR-module houdt dossiers, contracten, functies, organisatiestructuren en trainingen bij, maar genereert geen loonstroken of DSN (Franse socialezekerheidsverklaring). De salarisadministratie blijft de verantwoordelijkheid van uw serviceprovider of accountant. Wij geven er de voorkeur aan om hierover duidelijkheid te scheppen in plaats van naleving te beloven die we niet kunnen garanderen.
Het HR-dashboard toont twee permanente tellers: contracten die bijna aflopen en contracten die al zijn verlopen. Deze zijn zichtbaar zodra de module wordt geopend, zonder dat er vooraf instellingen hoeven te worden geconfigureerd of rapporten hoeven te worden gegenereerd.
Nee. Het organigram wordt opgebouwd aan de hand van de functies en rapportagelijnen die u in de bestanden hebt vastgelegd. Wanneer iemand van functie verandert, verandert de structuur mee.
Ja, ze zijn gekoppeld aan het personeelsdossier van de werknemer. Dit is handig voor administratieve dossiers en voor procedures met betrekking tot ziektekostenverzekeringen of aanvullende voorzieningen.
Het wordt bewaard. De geschiedenis van contracten, functies en trainingen blijft toegankelijk, wat belangrijk is in geval van een audit of heraanwerving. De teller voor het actieve personeelsbestand wordt bijgewerkt.
Un logisch RH Het is een tool die het personeelsbeheer van een bedrijf centraliseert: personeelsdossiers, verlofbeheer, contracten, urenregistratie, trainingen en functioneringsgesprekken. Voor een bedrijf vervangt deze HR-software de versnippering van spreadsheets, papieren dossiers en e-mail door één enkel platform dat in realtime toegankelijk is.
De vraag is niet of een bedrijf zijn personeelsbeleid moet organiseren. Dat doet het al, vaak handmatig. De echte vraag is hoe lang deze ad-hoc aanpak houdbaar blijft naarmate het personeelsbestand groeit.
Voor bedrijven met minder dan tien werknemers is een spreadsheet vrijwel voldoende. Verlofaanvragen worden via een bericht ingediend, het contract wordt opgeslagen in een gedeelde map en de manager houdt alles bij. Het systeem werkt omdat het op één persoon vertrouwt.
Daarnaast doen zich vrijwel altijd vier breekpunten voor.
Personeelsinformatie is verspreid. Het contract zit in een map, de wijziging in een e-mailinbox, het verlofsaldo in een dossier, de functiebeschrijving is nergens te vinden. Het vinden van specifieke informatie wordt een zoektocht, en elke zoektocht kost tijd.
De afwezigheden worden onleesbaar. Zonder een gedeelde visie poseren twee mensen van dezelfde afdeling voor dezelfde week. De manager ontdekt het conflict te laat.
Het voorbereiden van de salarisadministratie duurt langer. Elke maand voert iemand de afwezigheden, gewerkte uren en variabele gegevens opnieuw in om naar de salarisadministrateur te sturen. Deze herinvoer is de belangrijkste bron van fouten op de loonstroken.
De administratieve verplichtingen stapelen zich op. Een centraal personeelsregister is verplicht vanaf de eerste werknemer, conform artikel L1221-13 van het Franse Arbeidswetboek. Betaald verlof wordt berekend op basis van 2,5 werkdagen per maand daadwerkelijk gewerkt, volgens artikel L3141-3. Aan deze regels kan niet worden onderhandeld.
Situatie | Avant | Na HR-software |
|---|---|---|
Verlofverzoek | Bericht aan de manager, handmatig rapport | Aanvraag geregistreerd, gevalideerd met één klik, saldo actueel |
Werknemersdossier | Documenten verdeeld over drie mappen | Eén bestand met de volledige geschiedenis. |
Salarisadministratie | Het opnieuw invoeren van afwezigheden en gewerkte uren | Salarisvariabelen zijn in het verwachte formaat geëxporteerd. |
Vaardigheden bijhouden | Memoires van de leider | Vaardigheden vermeld door de werknemer |
Personeelsregister | Een apart bestand, vaak verouderd. | Gegenereerd op basis van actuele personeelsinformatie. |
De waarde van HR-managementsoftware schuilt niet in de lijst met functies, maar in wat het vereenvoudigt in de dagelijkse werkzaamheden. Vier effecten zijn snel meetbaar.
Het eerste voordeel is het voorkomen van dubbele gegevensinvoer. Een gevalideerde afwezigheid vult het rooster, het saldo van de medewerker en de variabelen die voor de salarisadministratie worden doorgegeven, automatisch in. De gegevens worden slechts één keer ingevoerd, bij de bron.
Het tweede aspect is traceerbaarheid. Elk verzoek, elke validatie en elk document is voorzien van een datum en een auteur. In geval van onenigheid is de discussie daardoor niet langer afhankelijk van het geheugen.
Het derde punt is teamautonomie. Een medewerker die zijn verlofsaldo kan inzien zonder tussenkomst van de HR-afdeling, creëert tijd voor beide partijen.
Het vierde punt betreft naleving. Moderne HR-software genereert moeiteloos de benodigde documenten, terwijl handmatig beheer altijd hiaten vertoont.
Dit is de eerste vraag die elke mkb-onderneming stelt die op zoek is naar HR-software. Het is belangrijk om hier een duidelijk antwoord op te geven, want verwarring tussen HR-management en salarisadministratie is de belangrijkste bron van teleurstelling.
Salarisadministratie omvat de berekening van salarissen, het uitreiken van loonstroken, de berekening van sociale premies en het indienen van de naamsvermelding in het sociale zekerheidsstelsel. Het is een gereguleerde activiteit, die wordt beheerst door een collectieve arbeidsovereenkomst, een premieschema en een nauwkeurig rapportageschema.
Een fout in de salarisadministratie is geen simpele administratieve vergissing: het stelt het bedrijf bloot aan boetes en schaadt de relatie met de werknemer. Daarom wordt de salarisverwerking meestal overgelaten aan een registeraccountant of een gespecialiseerde manager.
HR-management omvat al het andere: personeelsdossiers, contracten, verlof- en afwezigheidsbeheer, deadlinebeheer, sollicitatiegesprekken, trainingen, werving en selectie en talentmanagement. Deze informatie wordt gebruikt voor de salarisadministratie, zonder dat deze daadwerkelijk wordt gegenereerd.
De salarisadministrateur heeft elke maand de volgende variabele gegevens nodig: afwezigheidsdagen, opgenomen verlof, overuren, bonussen, onkostenvergoedingen, in- en uitdiensttredingen.
In een bedrijf zonder HR-software worden deze salarisvariabelen handmatig verzameld, vaak in een spreadsheet die per e-mail wordt verzonden. Dit is waar de meeste fouten op loonstroken ontstaan.
Met HR-software zijn deze variabelen al aanwezig: ze zijn een bijproduct van goedgekeurde afwezigheden en geregistreerde uren. Het enige wat nog resteert, is ze te exporteren in het vereiste formaat.
Djaboo verstrekt geen loonstroken. en doet geen aangifte bij de sociale zekerheid. De salarisadministratie blijft bij uw bedrijf of uw salarisadministrateur.
Djaboo daarentegen regelt alles wat de salarisadministratie nodig heeft. Goedgekeurde afwezigheden, opgebouwd verlof, geregistreerde uren en variabele maandelijkse elementen worden samengevoegd en vervolgens geëxporteerd in een bruikbaar formaat. Je elimineert herintreding zonder te beweren een gereguleerd beroep te vervangen.
Deze beperking wordt erkend. HR-software die belooft de volledige salarisadministratie van een Frans bedrijf te verzorgen zonder salarisadministrateur, zou de gebruiker een slechte dienst bewijzen.
Sommige HR-oplossingen integreren de salarisadministratie. Deze integratie is vooral voordelig vanaf een bepaalde personeelsomvang, wanneer een intern team de salarisadministratie fulltime beheert.
Onder dit niveau kost integratie meer dan het oplevert. Het configureren van een salarissysteem vereist expertise, wetswijzigingen moeten worden bijgehouden en de verantwoordelijkheid voor eventuele fouten ligt bij het bedrijf in plaats van bij de organisatie.
Voor een bedrijf met minder dan vijftig werknemers blijft de meest solide combinatie HR-software die de gegevens verwerkt en een professional die de salarisadministratie verzorgt.
behoefte | HR-software alleen | HR-software met geïntegreerde salarisadministratie |
|---|---|---|
Effectief | Tot vijftig werknemers | Daarnaast beschikken we over een eigen salarisadministratieteam. |
Verantwoordelijkheid voor regelgeving | Op het kantoor van de salarisadministrateur | Bij het bedrijf |
kosten | gematigde | Hoog, inclusief instellingen |
Salarisvariabelen | Geëxporteerd | Intern verwerkt |
Regulerend toezicht | Aangeleverd door het bedrijf | Te dragen door het bedrijf |
Een complete HR-oplossing voor een bedrijf is gebaseerd op een beperkt aantal modules die daadwerkelijk worden gebruikt. Hieronder wordt beschreven wat elke module biedt.
Elke medewerker heeft een dossier met administratieve gegevens, afspraken, wijzigingen en ondersteunende documenten. Deze documenten blijven gekoppeld aan de betreffende persoon, waardoor het niet nodig is om de arbeidsgeschiedenis te reconstrueren in geval van ontslag of een audit.
Deze module vormt de basis van alle HR-software. Zonder gestructureerde gegevens zijn andere functionaliteiten afhankelijk van onvolledige data.
Het verlofbeheer verloopt via een eenvoudig proces: de medewerker dient een aanvraag in, de manager keurt deze goed, het verlofsaldo wordt bijgewerkt en de afwezigheid wordt in het rooster van het team opgenomen. De verlofsaldi worden automatisch berekend, waardoor de belangrijkste bron van fouten bij het bijhouden van verlof in spreadsheets wordt geëlimineerd.
Het beheer van afwezigheden omvat ook ziekteverlof, onbetaald verlof en compensatieverlof. Elk type afwezigheid heeft zijn eigen regels en de HR-software moet het mogelijk maken deze regels te configureren zonder dat daarvoor ontwikkelwerk nodig is.
Tijdregistratie registreert de gewerkte uren van elke medewerker en per activiteit. In een dienstverlenend bedrijf worden deze tijdgegevens gebruikt voor zowel personeelsbeheer als projectwinstgevendheid.
Met planningsbeheer krijgen managers een realtime overzicht van hun team, inclusief vooraf goedgekeurde afwezigheid. Afwijkende roosters, deeltijdwerk, contracten voor vaste dagen en gespreide uren kunnen voor elke medewerker worden geconfigureerd.
Overeenkomsten worden gegenereerd op basis van herbruikbare sjablonen en vervolgens elektronisch ondertekend. De bibliotheek van Djaboo biedt meer dan 350 aanpasbare HR-documenten, waaronder meer dan 100 functiebeschrijvingen.
Jaarlijkse functioneringsgesprekken worden opgesteld aan de hand van een vast kader, waardoor de gesprekken van jaar tot jaar vergelijkbaar zijn. Prestatiebeheer hoeft binnen een bedrijf geen jaarlijks proces te zijn; het moet regelmatig plaatsvinden en gedocumenteerd worden.
Het plan voor vaardigheidsontwikkeling, dat het opleidingsplan verving na de wet van 5 september 2018, is gebaseerd op de behoeften die tijdens interviews naar voren zijn gekomen. Het opleidingsmanagement houdt sessies, kosten en verplichtingen bij.
Door de vaardigheden van medewerkers te monitoren, kunnen lacunes worden opgespoord voordat ze obstakels worden, en kan een projectteam worden samengesteld dat volledig op de hoogte is van de feiten.
De recruitmentmodule volgt elke kandidaat door elke fase, van sollicitatie tot aanwerving. Een aangenomen kandidaat wordt automatisch werknemer zonder dat de gegevens opnieuw hoeven te worden ingevoerd, waardoor de recruitment gekoppeld wordt aan het personeelsdossier.
Het organigram is opgebouwd uit de reeds ingevoerde rapportagelijnen. Het dient zowel om een nieuwe medewerker te verwelkomen als om de goedkeuringsprocessen inzichtelijk te maken.
Talentmanagement draait niet om het rangschikken van medewerkers, maar om te weten wie over de juiste vaardigheden beschikt voor welke functie. Deze informatie is essentieel wanneer een medewerker na een vertrek moet worden vervangen of wanneer een interne overplaatsing binnen het team moet worden voorgesteld.
HR-software wordt niet door slechts één persoon gebruikt. Een goede oplossing moet elk profiel binnen het bedrijf bieden wat ze nodig hebben en hun werk vergemakkelijken in plaats van te belasten.
Een bedrijfsleider wil een overzicht zonder in detail te treden. De oplossing moet informatie verschaffen over personeelsbezetting, huidige afwezigheden, de hoeveelheid verlof die moet worden toegekend, en lopende werving, aanwerving en sollicitaties.
Deze strategische gegevens zijn voldoende voor het management. De leider hoeft zich niet bezig te houden met de dagelijkse gang van zaken; hij of zij hoeft alleen maar te weten of het bedrijf de werkdruk aankan.
De HR-afdeling moet alle HR-processen beheren. De oplossing moet een compleet en essentieel administratief beheer bieden: dossiers, documenten, wijzigingen, personeelsregister, voorbereiding van salarisvariabelen, monitoring van trainingen.
In veel mkb-bedrijven is deze HR-afdeling een deeltijdmedewerker, soms zelfs de manager zelf. De tool moet daarom geschikt zijn voor incidenteel gebruik, waarbij men na drie weken terugkeert zonder alles vergeten te zijn.
De manager moet sollicitatiegesprekken beheren, goedkeuren, inplannen en afnemen. De tool moet een realtime overzicht bieden van het team, aankomende afwezigheid en een geschiedenis van interacties met elke medewerker.
Dit is het belangrijkste profiel voor acceptatie. Een manager die niet inlogt, blokkeert de hele HR-keten, ongeacht de kwaliteit van de oplossing.
De medewerker wil even pauze nemen, zijn saldo controleren en zijn documenten opzoeken. Niets meer, en juist daarom is eenvoud zo belangrijk.
Een tool die deze drie acties faciliteert, wordt veelvuldig gebruikt. Een oplossing die training vereist om een rustperiode in te stellen, zal al in de tweede week niet meer in gebruik zijn.
De HR-behoeften variëren afhankelijk van de bedrijfsactiviteit. Geschikte HR-software moet daarom verschillende configuratieopties bieden.
Sector | Belangrijk HR-vraagstuk | Belangrijkste functionaliteiten |
|---|---|---|
Diensten en advies | Uren koppelen aan projecten | Het beheren van deadlines per activiteit |
gebouw | Het aansturen van teams op meerdere bouwlocaties | Roosters en mobiele toegang |
Handel en distributie | Het beheren van variabele roosters | Planning en roosterbeheer |
industrie | Volg de certificerings- en trainingsvereisten. | Vaardighedenmanagement |
Gezondheid en medisch-sociale zorg | Het waarborgen van de continuïteit van de dienstverlening. | Het beheren van afwezigheden en vervangingen |
In elk geval is de vraag die je moet stellen dezelfde: welk HR-proces kost me elke maand de meeste tijd? Dat is het proces dat als eerste geautomatiseerd moet worden, niet het proces dat de uitgever in zijn demonstratie uitlicht.
De HR-teams van een bedrijf besteden een aanzienlijk deel van hun tijd aan taken die geen toegevoegde waarde leveren. Goed gekozen HR-software moet vier dagelijkse taken vereenvoudigen.
Om het beantwoorden van veelgestelde vragen te vereenvoudigen. Hoeveel dagen heb ik nog, waar is mijn certificaat, wanneer is mijn sollicitatiegesprek? Een werknemer die zelf de antwoorden vindt, bespaart tijd voor de HR-afdeling.
Faciliteer de documentproductie. Werkgeversverklaring, arbeidsvergunning, aanvulling: deze documenten worden gegenereerd op basis van de reeds aanwezige gegevens.
Het faciliteren van de salarisadministratie. De variabelen worden automatisch geconsolideerd, waardoor een halve dag per maand wordt teruggebracht tot een paar minuten verificatie.
Faciliteer het toezicht op de verplichtingen. Professionele controle om de twee jaar, medische bezoeken, verlengingstermijnen: een automatische herinnering voorkomt kostbare misverstanden.
De twee termen worden in discussies vaak door elkaar gebruikt. Het onderscheid is echter nuttig bij het vergelijken van oplossingen.
Een HRISEen Human Resources Information System (HRIS) omvat alle tools die worden gebruikt om personeelsinformatie binnen een bedrijf te beheren. Een uitgebreid HRIS omvat salarisadministratie, tijdregistratie, werving, training en personeelsrelaties. Deze aanpak wordt doorgaans gehanteerd door grote bedrijven.
HR-software Het verwijst vaker naar een modulair hulpmiddel dat voldoet aan de huidige HR-behoeften, zonder de pretentie even uitgebreid te zijn als een HRIS.
In werkelijkheid is het onderscheid meer commercieel dan technisch. Een HRIS dat aan een bedrijf wordt verkocht, is over het algemeen HR-software met een indrukwekkendere naam. Het gaat niet om het label, maar om het antwoord op drie vragen.
Omvat de software alle HR-processen die u maandelijks uitvoert? Kan deze zonder project worden geconfigureerd? Communiceert de software met de rest van uw managementsysteem?
HR-oplossingen zijn meestal ontworpen voor grote bedrijven, wat de kloof verklaart die bedrijven ervaren.
Een groot bedrijf heeft behoefte aan sociale monitoring, wettelijke rapportage, beheer van meerdere vestigingen en geformaliseerde HR-processen. Een bedrijf moet weten wie afwezig is, waar het contract zich bevindt en welke informatie moet worden aangeleverd voor de salarisadministratie.
De keuze voor een te groot HRIS-systeem is de belangrijkste reden voor het afhaken van gebruikers. Het bedrijf betaalt voor modules die nooit worden gebruikt en draagt de last van de complexiteit die gebruikers ontmoedigt.
Zes criteria maken een serieuze vergelijking van twee HR-oplossingen mogelijk.
Een uitgebreid HR-softwarepakket is op papier nutteloos als u slechts twee modules activeert. Maak een lijst van de HR-activiteiten die u maandelijks uitvoert en controleer vervolgens of de oplossing deze dekt zonder dat er ongebruikelijke configuratie nodig is.
Verlofbeheer, personeelsdossiers en contracten dekken al het grootste deel van de strategische behoeften van een bedrijf met minder dan vijftig werknemers.
Dit is het meest onderschatte criterium. Een geïsoleerde HR-oplossing creëert een soort silo. Als deze hetzelfde platform deelt als uw projecten, urenregistratie en onkosten, overlappen de uren die aan een project zijn besteed, verlof en onkostenrapporten elkaar zonder tussentijdse export.
Een HR-tool die drie maanden installatietijd vereist, zal nooit in een bedrijf worden geïmplementeerd. De belangrijkste indicator is de mogelijkheid om een werknemersdossier te importeren en toegangsrechten op dezelfde dag toe te kennen.
HR-software wordt gebruikt door de HR-afdeling, maar ook door elke medewerker. Als de interface te ingewikkeld is voor een medewerker die drie vakantiedagen per jaar aanvraagt, zal hij of zij gewoon teruggaan naar het bericht van de manager.
Werknemersgegevens behoren tot de meest gevoelige gegevens binnen een bedrijf. De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat de toegang beperkt moet blijven tot alleen diegenen die de gegevens nodig hebben en dat er een bewaartermijn geldt. Toegangsbeheer op basis van rollen is geen optionele extra, maar een praktische noodzaak.
Abonnement, installatie, training en interne tijd. Een gratis oplossing die drie weken configuratie vereist, is niet echt gratis.
De Franse markt voor HR-oplossingen is gestructureerd rond drie categorieën, en de keuze hangt vooral af van je uitgangspunt.
Bedrijven zoals Lucca hebben zich gevestigd in de sector van tijdregistratie en aanwezigheidsbeheer. Lucca biedt een modulaire suite, waarbij elke module een specifiek HR-gebied diepgaand behandelt. Deze aanpak is geschikt voor bedrijven met complexe HR-behoeften die bereid zijn een speciaal daarvoor ontwikkeld instrument te beheren.
De kracht van Lucca ligt in de uitgebreide functionaliteit. Van verlofbeheer en urenregistratie tot onkostenrapporten, de oplossingen dekken scenario's die weinig algemene tools aankunnen. Het nadeel is dat Lucca geïntegreerd moet worden met de rest van uw managementsysteem, wat doorlopend onderhoud vereist.
Voor een bedrijf dat zich primair richt op HR, is een gespecialiseerde oplossing zoals Lucca perfect geschikt. Voor een bedrijf dat vooral wil stoppen met het beheren van vijf verschillende applicaties, is integratie belangrijker dan diepgang.
Deze systemen zijn ontworpen voor grote bedrijven en omvatten salarisadministratie, sociaal beheer en naleving van wet- en regelgeving. De implementatie ervan is een project dat budget en ondersteuning vereist.
Een geïntegreerd managementplatform omvat personeelszaken binnen hetzelfde systeem als facturering, projecten en boekhouding. Dat is de positionering van Djaboo.
Het voordeel zit hem niet in de hoeveelheid HR-gegevens, maar in de continuïteit. Uren die aan een project worden besteed, worden gebruikt voor zowel HR-registratie als winstgevendheid. Goedgekeurd verlof verschijnt in de productieplanning. Er hoeft geen integratie te worden onderhouden, omdat er slechts één database is.
Criterium | Gespecialiseerde HR-oplossing | uitgebreid HRIS | Geïntegreerd platform |
|---|---|---|---|
HR-diepte | Heel hoog | Heel hoog | Afgestemd op de behoeften van een bedrijf |
Betalen | Vaak verbonden | Geïntegreerd | Niet-beheerde, geëxporteerde variabelen |
Koppeling met projecten en facturering | Integratie moet worden gehandhaafd | Integratie moet worden gehandhaafd | Native |
Opstarttijd | Een paar weken | Enkele maanden | Een paar dagen |
Aantal instrumenten om te beheren | Nog een | Nog een | geen |
De HR-module van Djaboo is geïntegreerd in hetzelfde platform als facturering, projecten en urenregistratie. Er is geen aparte koppeling nodig tussen de twee tools.
Personeelsdossier met akten, wijzigingen en documenten.
Verlof- en afwezigheidsbeheer met automatische tellers
Tijdsplanning en roosterbeheer voor het team
Standaardsjablonen en elektronische handtekening
Jaarlijkse interviews met een gemeenschappelijk kader
Vaardigheidsontwikkelingsplan en trainingsmonitoring
Werving en selectie van kandidaten
Organigram en teammanagement
Exporteer salarisvariabelen naar uw salarisadministratiesysteem.
Elke module wordt onafhankelijk geactiveerd. Een bedrijf kan beginnen met alleen het bijhouden van onbeschikbaarheid en pas zes maanden later de werving hervatten, zonder datamigratie.
De markt biedt talloze HR-tools aan, en bedrijfsleiders die deze voor het eerst met elkaar vergelijken, kunnen snel overweldigd raken. Hier leest u hoe u de beschikbare opties kunt doorgronden.
Sommige tools richten zich diepgaand op een specifiek HR-gebied. Lucca is in Frankrijk uitgegroeid tot een toonaangevende oplossing voor het beheren van deadlines, afwezigheden en onkostennota's. Andere tools richten zich op werving en selectie, terwijl weer andere zich concentreren op training.
Deze tools zijn uitstekend binnen hun specifieke toepassingsgebied. Lucca biedt bijvoorbeeld een niveau van configuratie voor rusttellers dat weinig algemene tools kunnen evenaren. Het nadeel is dat een bedrijf uiteindelijk drie of vier tools heeft die met elkaar moeten communiceren.
De keuze voor een gespecialiseerde oplossing zoals Lucca is gerechtvaardigd wanneer een specifiek HR-gebied u veel tijd kost en de complexiteit ervan de mogelijkheden van een algemene tool overstijgt.
Andere tools dekken alle HR-behoeften binnen één interface. Hun voordeel is de consistentie van de gegevens, hun beperking is de beperkte diepgang op elk gebied.
Voor de meeste bedrijven met minder dan vijftig werknemers is deze oppervlakkige analyse meer dan voldoende. De complexe gevallen die gespecialiseerde tools aankunnen, doen zich simpelweg niet voor.
Een HR-tool kan niet worden beoordeeld aan de hand van een demonstratie. De beoordeling vindt plaats door de mensen die de tool daadwerkelijk zullen gebruiken.
De meest onthullende test is om een medewerker een pauze te laten nemen zonder enige uitleg. Als de oplossing direct voorhanden en begrijpelijk is zonder training, zal deze worden overgenomen. Anders zal geen enkele uitleg het verschil maken.
De tweede test houdt in dat u een export van de salarisvariabelen aanvraagt en deze naar uw manager stuurt. Als die de export zonder aanpassingen accepteert, bespaart de tool u tijd. Als de export echter moet worden herzien, gaat de tijdsbesparing verloren.
Elk bedrijf heeft terugkerende HR-taken, en dit zijn de taken die een oplossing met prioriteit moet overnemen.
De taak om de meters te berekenen. Door deze taak te automatiseren worden loonconflicten voorkomen, die de voornaamste bron van spanning vormen tussen een werknemer en de personeelsafdeling.
De maandelijkse voorbereidingstaak. Door het automatiseren van de consolidatie van variabelen wordt een halve dag werk omgezet in een snelle verificatie.
De taak om de onderdelen te produceren. Certificaten, goedkeuringen, wijzigingen: het automatiseren van de generatie ervan op basis van bestaande gegevens voorkomt kopieerfouten.
De taak van herstel. Door herinneringen voor deadlines, sollicitatiegesprekken, doktersbezoeken en het einde van proefperiodes te automatiseren, worden kostbare fouten voorkomen.
Deze vier taken vertegenwoordigen de kerntaken van de administratieve HR-afdeling van een middelgroot bedrijf. Door ze te automatiseren verandert de aard van het werk van de HR-afdeling, waardoor deze zich kan richten op mensgerichte vraagstukken.
Prestatiebeheer beperkt zich niet tot de jaarlijkse beoordeling. Het houdt in dat je op elk moment weet of de organisatie haar werklast aankan en of de vaardigheden gelijke tred houden met de activiteiten.
Voor een bedrijf met vijftig medewerkers volstaan drie managementinstrumenten: afwezigheidsregistratie om spanningen te signaleren, vaardigheidsmonitoring om tekorten te voorzien en werkdrukmonitoring om teams die het moeilijk hebben te identificeren voordat ze overbelast raken.
Deze benadering van prestatiemanagement is nuttiger dan een geavanceerd evaluatiesysteem. Het leidt tot concrete beslissingen: werving, training, reorganisatie.
Training is de meest verwaarloosde HR-verplichting in kleine bedrijven, hoewel het zowel prestaties als naleving van regels beïnvloedt.
De werkgever moet ervoor zorgen dat werknemers geschikt zijn voor hun functie en dat zij hun functie kunnen blijven uitoefenen. Deze verplichting is vastgelegd in artikel L6321-1 van het Franse arbeidsrecht en geldt ongeacht de omvang van het bedrijf.
Het plan voor vaardigheidsontwikkeling is gebaseerd op drie bronnen: de behoeften die tijdens interviews naar voren komen, veranderingen binnen het beroep en de specifieke wettelijke verplichtingen voor de sector.
HR-software vereenvoudigt dit proces door opgegeven vaardigheden, sollicitatiegesprekken en voltooide trainingen met elkaar te verbinden. Zonder deze koppeling wordt het trainingsplan een catalogus die in een vacuüm is samengesteld, losgekoppeld van de werkelijke behoeften van de teams.
Het volgen van een training is meer dan alleen een datum vastleggen. Je moet de kosten, de organisaties, de certificeringen en de verworven vaardigheden kunnen beheren.
De waarde zit hem in de cyclus: een vaardigheid die tijdens een interview als ontbrekend wordt vastgesteld, een training die wordt ingepland en de vaardigheid die na de sessie wordt bijgeschoold. Deze cyclus onderscheidt trainingsmanagement van een simpel logboek.
Het gesprek over professionele ontwikkeling moet elke twee jaar plaatsvinden en zich richten op carrièreperspectieven, los van de jaarlijkse functioneringsbeoordeling. Veel mkb-bedrijven halen deze twee door elkaar, wat hen tijdens een audit in gevaar brengt.
HR-software die onderscheid maakt tussen deze twee soorten sollicitatiegesprekken en herinnert aan deadlines, voorkomt deze verwarring, wat een van de meest genoemde tekortkomingen is.
Werving levert werknemers op, en dat is waar veel bedrijven het voordeel van hun wervingssoftware verliezen.
Wanneer de werving en selectie in een apart systeem verloopt, leidt de aanwerving tot een volledige herinvoer van alle gegevens: administratieve informatie, contracten en documenten. Deze herinvoer is tijdrovend en introduceert fouten in de gegevens die later voor de salarisadministratie worden gebruikt.
In een geïntegreerde HR-oplossing wordt de succesvolle kandidaat een werknemer, waarbij zijn of haar gegevens en documenten behouden blijven. Het wervingsproces werkt het personeelsdossier van de werknemer direct bij.
Het inwerken van een nieuwe medewerker is een volwaardig HR-proces: documenten ondertekenen, toegang verlenen, apparatuur leveren, initiële training inplannen.
Een onboardingchecklist die beheerd wordt binnen de HR-software zorgt ervoor dat geen enkele stap overgeslagen wordt. Dit is een cruciale factor voor de eerste indruk en daarmee voor de kans dat de medewerker blijft.
Voordat een bedrijf extern personeel werft, moet het eerst intern kijken. Mobiliteit binnen teams is goedkoper, bespaart tijd en zorgt ervoor dat medewerkers die carrière willen maken, behouden blijven.
Het is ook essentieel om te weten wie over welke vaardigheden beschikt, wat actueel talentmanagement vereist. Zonder deze informatie blijft mobiliteit binnen teams een intentie in plaats van een realiteit.
Een HR-oplossing die is afgestemd op een middelgroot bedrijf moet een balans bieden tussen uitgebreide dekking en gebruiksgemak. Hieronder vindt u een overzicht van wat een dergelijke oplossing per gebied zou moeten bieden.
Bied een uitgebreid systeem voor verzuimbeheer aan. Configureerbare afwezigheidstypen, automatische tellers, validatie op meerdere niveaus, teamweergave. Dit is de meest gebruikte module, dus die moet foutloos zijn.
Een gestructureerd personeelsdossier voorstellen. Administratieve informatie, documenten, geschiedenis van ontwikkelingen. Dit bestand moet nog enkele jaren daarna beschikbaar en leesbaar blijven.
Om flexibele tijdsplanning mogelijk te maken. Niet alle werknemers hebben dezelfde werktijden. De tool moet zich aanpassen aan gedeeltelijke deadlines, contracten voor bepaalde dagen en gespreide werktijden.
Bied direct bruikbare onderdelen aan. Standaardsjablonen, functiebeschrijvingen, interviewschema's. Een bedrijf zonder interne juridische afdeling bespaart aanzienlijk veel tijd door te werken met een bestaande database in plaats van helemaal opnieuw te beginnen.
Zorg voor een correcte export naar de salarisadministratie. Dit is het contactpunt met de buitenwereld en het punt dat vanaf de eerste maand de meest zichtbare resultaten oplevert.
Stel een op rollen gebaseerd toegangscontrolesysteem voor. Elk profiel ziet wat voor hen relevant is. Deze controle is zowel een wettelijke verplichting als een kwestie van intern vertrouwen.
HR-compliance wordt niet slechts één keer per jaar gecontroleerd, maar continu in de gaten gehouden. Drie punten verdienen regelmatige evaluatie binnen elk bedrijf.
Controle van het personeelsregister. Het register moet te allen tijde actueel worden gehouden, met chronologische registratie van in- en uitgaande personen. Een register dat is samengesteld op basis van personeelsgegevens mag niet verouderd zijn.
Controle van individuele deadlines. Proefperiodes, medische keuringen, sollicitatiegesprekken, verlengingen. Elk van deze momenten heeft een datum, en het vergeten van zelfs maar één kan kostbaar zijn.
Controle van de houdbaarheid. Het onbeperkt bewaren van alle werknemersgegevens is niet conform de regelgeving. Beheer houdt in dat de gegevens worden gearchiveerd of verwijderd volgens vastgestelde bewaartermijnen.
Naarmate een bedrijf groeit, komt de vraag naar een HRIS onvermijdelijk op. Het moment waarop dit een serieuze overweging wordt, is vrij eenvoudig vast te stellen.
Het eerste teken is het toenemende aantal contactpersonen binnen de HR-afdeling. Zolang één persoon alles afhandelt, volstaat een simpele oplossing. Maar zodra drie managers instemmen en een HR-afdeling coördineert, is een gedeeld systeem noodzakelijk.
Het tweede signaal is het ontstaan van nieuwe verplichtingen. Boven bepaalde personeelsdrempels nemen de maatschappelijke verplichtingen toe en wordt handmatige controle riskant.
Het derde signaal is de behoefte aan analyse. Wanneer de manager vragen begint te stellen over ziekteverzuim of personeelsverloop, betekent dit dat het HRIS nodig is om die vragen te beantwoorden.
Daarom is een HRIS geen kwestie van absolute omvang, maar van complexiteit. Sommige bedrijven met dertig medewerkers hebben er een nodig, andere met tachtig medewerkers kunnen er zonder.
Werknemersinformatie is na klantgegevens de meest gevoelige bedrijfseigendom. Het bevat persoonlijke gegevens, soms gezondheidsinformatie en details over het salaris.
Deze gegevens worden beschermd door drie principes: toegang beperkt tot wat strikt noodzakelijk is; beperkte bewaartermijn; en traceerbaarheid van raadplegingen, waardoor het mogelijk is te weten wie wat heeft bekeken.
Een systeem voor gedeeld bestandsbeheer respecteert geen van deze drie principes. Dit is vaak het argument dat de doorslag geeft bij de beslissing, zelfs meer dan de tijdsbesparing.
Het verbeteren van het personeelsmanagement gebeurt niet van de ene dag op de andere. Een bedrijf dat alles tegelijk probeert te verbeteren, verbetert uiteindelijk niets. Hieronder volgt een realistisch stappenplan met een duidelijk doel voor elke fase.
Het initiële doel is eenvoudig: elke medewerker moet zijn of haar exacte saldo in realtime kunnen inzien, zonder dat hij of zij erom hoeft te vragen. Dit doel wordt binnen een maand bereikt en elimineert een constante bron van wrijving tussen medewerkers en de personeelsafdeling.
Het volgende doel is de afstemming met de salarisadministrateur te verbeteren. Variabele elementen worden in het juiste formaat aangeleverd, wat de kwaliteit van de loonstroken verbetert en correcties vermindert.
Iedere medewerker moet zelfstandig toegang hebben tot zijn of haar persoonlijke dossiers, zonder hulp van anderen te hoeven vragen. Dit bevordert de zelfstandigheid en vermindert de werkdruk van de personeelsafdeling.
Een gemeenschappelijk kader maakt het mogelijk om uitwisselingen van het ene jaar met het andere te vergelijken. Het doel is om de kwaliteit van de dialoog te verbeteren, niet om meer procedures toe te voegen.
Het uiteindelijke doel is om op elk moment en in realtime inzicht te krijgen in de belangrijkste prestatie-indicatoren: personeelsomvang, ziekteverzuim, personeelsverloop en beschikbare vaardigheden. Dit maakt van human resource management een strategische in plaats van een administratieve functie.
Een personeelsmanagementsysteem dat geïsoleerd is ontworpen, loopt al snel tegen zijn beperkingen aan. Werknemersinformatie is immers ook interessant voor andere afdelingen binnen het bedrijf.
De gewerkte uren van een medewerker worden gebruikt voor HR-doeleinden en het meten van de winstgevendheid van projecten. Hun afwezigheid heeft invloed op de productiecapaciteit op een bepaald moment. Hun vaardigheden bepalen wie aan welke taak kan worden toegewezen.
Een geïntegreerd managementsysteem maakt deze informatie beschikbaar waar nodig, zonder dat deze geëxporteerd hoeft te worden. Dit is het belangrijkste verschil tussen een tool die is ontworpen als een op zichzelf staande HR-module en een platform dat is ontworpen voor het hele bedrijf.
Een projectmanager die in realtime kan zien welke medewerkers de volgende week beschikbaar zijn, kan effectiever plannen. Een manager die in realtime de werkdruk van zijn teams kan inschatten, kan anticiperen op personeelsbehoeften in plaats van er achteraf op te reageren.
Deze realtime monitoring is alleen mogelijk als personeelsinformatie en activiteitsgegevens in dezelfde database worden opgeslagen. Twee systemen die slechts één keer per nacht worden gesynchroniseerd, zullen dit niveau van responsiviteit nooit kunnen bieden.
De naleving van HR-regelgeving in Frankrijk is gebaseerd op een reeks verplichtingen waaraan elk bedrijf moet voldoen, ongeacht de omvang.
Het centrale personeelsregister, verplicht vanaf de eerste werknemer. Bewaartermijnen voor gegevens. Tweejaarlijkse evaluaties van de professionele ontwikkeling. De verplichting tot aanpassing aan de functie. Medische controles afhankelijk van de functie.
Geen van deze verplichtingen is op zichzelf moeilijk. Het is de opeenstapeling ervan, verspreid over tientallen medewerkers, die handmatige controle riskant maakt.
Een oplossing die herinneringen stuurt voor deadlines en de benodigde documenten genereert, maakt van compliance een routine. Dit is een minder overtuigend argument dan tijdsbesparing, maar vaak een doorslaggevendere factor bij het nemen van een beslissing.
Een HR-strategie in een middelgroot bedrijf is meer dan alleen een document. Het vertaalt zich in drie concrete keuzes.
Wie te rekruteren en wanneer. Om te anticiperen in plaats van te reageren, is het belangrijk dat u uw wervingstermijnen en personeelsverloop kent.
Welke vaardigheden moet je ontwikkelen? De training moet zich richten op wat het bedrijf over een jaar nodig heeft, niet op wat er vandaag ontbreekt.
Hoe je het kunt onthouden. Mobiliteit binnen teams, training en erkenning kosten minder dan een vervanging.
Deze drie keuzes vereisen betrouwbare gegevens. Een HR-strategie gebaseerd op indrukken leidt tot kostbare beslissingen.
Een platform voor personeelsmanagement wordt beoordeeld op de processen die het daadwerkelijk afdekt. Hieronder staan de acht processen die een middelgroot bedrijf jaarlijks uitvoert, en wat elk proces inhoudt.
Het aanwervingsproces. Van de succesvolle kandidaat tot de operationele medewerker: documenten verzamelen, een overeenkomst ondertekenen, toegang tot subsidies verkrijgen, apparatuur leveren. Dit proces betreft meerdere personen en profiteert van de juiste hulpmiddelen.
Het rustmanagementproces. Aanvraag, validatie, realtime tellerupdate, impact op de planning. Dit is het meest voorkomende proces en moet met prioriteit worden gestroomlijnd.
Het maandelijkse voorbereidingsproces. Consolidatie van variabelen, verificatie, verzending. Een korte maar cruciale bewerking, waarbij de fout direct zichtbaar is.
Het sollicitatieproces. Voorbereiding, uitwisseling, rapportage en opvolging van gemaakte afspraken. Een jaarlijkse bijeenkomst die van jaar tot jaar vergelijkbaar moet zijn.
Het trainingsproces. De behoefte vaststellen, de organisatie kiezen, inschrijven, opvolgen en de verworven vaardigheden bijwerken.
Het mobiliteitsproces. Interne distributie, aanvraag, besluitvorming, wijziging. Een vaak informeel proces dat baat heeft bij documentatie.
De vertrekprocedure. Definitieve afrekening, teruggave van apparatuur, afsluiting van machtigingen, archivering van het dossier. Een proces dat door de urgentie vaak gehaast wordt uitgevoerd.
Het proces van toezicht door regelgevende instanties. Deadlines, bezoeken, periodieke verplichtingen. Continue monitoring, onzichtbaar zolang het werkt.
Een nuttige HR-analyse hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het moet antwoord geven op strategische vragen die de leidinggevende daadwerkelijk stelt.
Door het ziekteverzuimpercentage van het team te analyseren, worden spanningen zichtbaar voordat ze escaleren tot vertrek. Een analyse van het personeelsverloop op basis van anciënniteit geeft aan of het probleem tijdens de inwerkperiode ontstaat of later. Een analyse van de beschikbare vaardigheden zorgt voor continuïteit wanneer een belangrijke medewerker afwezig is.
Deze drie analyses zijn in de ware zin van het woord strategisch: ze vormen de basis voor bindende beslissingen. Een platform dat ze automatisch genereert, is nuttiger dan een complexe analysemodule die niemand ooit opent.
Het waarborgen van continuïteit is een HR-doelstelling die zelden expliciet wordt geformuleerd, maar wel altijd aanwezig is. Het houdt in dat voor elke cruciale functie bekend moet zijn wie de taken kan overnemen.
Deze informatie is verkregen door de beschreven vaardigheden te combineren met de daadwerkelijke beschikbaarheid. Zonder een platform is men afhankelijk van het geheugen van de manager, wat riskant wordt bij meer dan dertig medewerkers.
De beste manier om een HR-platform te beoordelen, is door het met je eigen data te testen. Een demo laat zien wat de leverancier wil laten zien, een proefperiode laat zien wat de tool in jouw praktijk doet.
Importeer uw medewerkers, configureer uw rustregels, laat een collega een aanvraag indienen en exporteer de maandelijkse variabelen. Dit hele proces duurt een dag en leert u meer dan drie vergelijkingen.
Het implementeren van een HR-oplossing omvat een paar korte stappen, mits u niet probeert alles tegelijk te openen.
Importmedewerkers uit een bestand, met basis administratieve informatie.
Definieer afwezigheidsregels Soorten verlof, tellers, validatieprocessen.
Open toegang aan managers, vervolgens aan medewerkers, te beginnen met een pilotproject.
Dien de contracten in en bestaande documenten in de bijbehorende bestanden.
Het lanceren van een essentiële cyclus meer dan een maand, inclusief de export van salarisvariabelen, alvorens te generaliseren.
De pilotfase is het belangrijkste punt. Deze maakt het mogelijk om de regels aan te passen voordat een configuratiefout zich over het hele bedrijf verspreidt.
Datamigratie is een stap die bedrijven vaak onderschatten. Drie elementen verdienen nauwlettende aandacht: het huidige verlofsaldo, de lopende contracten en de anciënniteitsdata.
De rest kan geleidelijk worden toegevoegd. Proberen tien jaar aan archiefmateriaal te digitaliseren voordat je überhaupt begint, is de beste manier om nooit te beginnen.
HR-software verandert de gewoonten van iedereen, niet alleen die van de HR-afdeling. Interne communicatie is net zo belangrijk als de systeemconfiguratie.
Twee berichten zijn voldoende. De voordelen voor de werknemer zijn onder andere: inzage in het saldo, zelfstandig verlof aanvragen zonder herinneringen en toegang tot documenten. En wat hetzelfde blijft: de beslissing wordt nog steeds door een mens genomen en de manager keurt deze altijd goed.
De toegang wordt beheerd op basis van rol: een manager ziet zijn of haar team, een medewerker ziet zijn of haar eigen dossier en de beheerder ziet alles. Deze granulariteit voldoet aan de eis van dataminimalisatie zoals vastgelegd in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die de CNIL (Franse Autoriteit voor Gegevensbescherming) herhaalt in haar aanbevelingen voor personeelsbeheer.
Gevoelige documenten blijven op het platform staan in plaats van als bijlage te worden gedeeld. Dit is een kwestie van naleving van de regelgeving, maar belangrijker nog, het geeft gemoedsrust: een afspraak die niet via een persoonlijk e-mailaccount verloopt, komt niet in iemands inbox terecht nadat die persoon het platform heeft verlaten.
Elk HR-datapunt heeft een bewaartermijn. Een loonstrook wordt vijftig jaar bewaard door de werkgever, een sollicitatiedossier twee jaar en tijdregistratiegegevens drie jaar. HR-software zou het mogelijk moeten maken om deze bewaartermijnen te configureren in plaats van alles voor onbepaalde tijd te bewaren.
Europese regelgeving geeft elke werknemer het recht op inzage in zijn of haar persoonlijke gegevens. HR-software waarmee werknemers hun eigen dossiers kunnen raadplegen, voldoet inherent aan deze verplichting, terwijl papieren dossiers handmatig doorzoeken vereisen.
Voordat oplossingen worden vergeleken, is het nuttig om de beginsituatie te beoordelen. Vier eenvoudige indicatoren volstaan, en deze kunnen over een periode van één maand worden berekend.
De tijd die wordt besteed aan het verwerken van verlofaanvragen, inclusief validatie en uitstel. Het aantal correcties dat wordt uitgevoerd nadat de salarisgegevens zijn ingediend, waarbij elke correctie een onjuiste gegevensinvoer aangeeft. De gemiddelde tijd die nodig is om een contractueel document te vinden. En de tijd die maandelijks wordt besteed aan het voorbereiden van de benodigde informatie voor de salarisadministrateur.
Deze vier maatregelen bieden een eerlijke basis voor vergelijking. Ze vermijden bovendien de klassieke valkuil bij het kiezen van gereedschap: het kopen van een indrukwekkende functie die geen enkel probleem oplost.
Automatisering in personeelszaken heeft een slechte reputatie, vaak terecht. Toch is de grens eenvoudig te trekken.
Automatiseer administratieve taken. Het berekenen van rustperiodes, het genereren van een contract op basis van een sjabloon, het versturen van herinneringen voor aankomend onderhoud, het exporteren van salarisvariabelen. Deze taken zijn zinloos als ze handmatig worden uitgevoerd.
Automatiseer nooit iets dat een oordeel vereist. Een afwezigheid valideren, prestaties evalueren, beslissen over een promotie. HR-software bereidt de beslissing voor, maar neemt deze niet.
Dit onderscheid stelt teams gerust. Een oplossing die papierwerk automatiseert, maakt tijd vrij voor discussies, terwijl een tool die beslissingen automatiseert wantrouwen wekt.
HR-taak | Werkelijke winst | prioriteit |
|---|---|---|
Berekening van rusttellers | Hoog, elimineert balansfouten | onmiddellijk |
Export van salarisvariabelen | Verhoogd, waardoor herbetreding niet meer nodig is. | onmiddellijk |
Contractgeneratie | Gemiddeld, afhankelijk van het aantal aanwervingen. | Tweede fase |
Rappels van onderhoud | Gemiddeld, vermijdt fouten. | Tweede fase |
Voorspellende analyse van vertrekken | Minder dan honderd werknemers | Geen prioriteit |
Voor het beheren van HR binnen een bedrijf zijn geen geavanceerde dashboards nodig. Vijf indicatoren zijn voldoende, en HR-software genereert deze moeiteloos.
Het verzuimpercentageDit geeft een signaal af over een probleem binnen de organisatie of met de arbeidsomstandigheden, voordat dit op een andere manier zichtbaar wordt.
Het resterende saldo moet nog worden gereserveerd.Financiële informatie die veel managers pas aan het einde van het boekjaar ontdekken.
De gemiddelde tijd die nodig is voor werving en selectie van kandidaten.waardoor men een vertrek kan anticiperen in plaats van eraan onderworpen te worden.
De omloopsnelheid, de meest onthullende indicator van de sociale gezondheid van een bedrijf.
Het aantal trainingsuren per werknemerHet is zowel een wettelijke verplichting als een teken van betrokkenheid.
Deze vijf maatregelen zijn op één pagina te lezen. Ze zijn meer waard dan een volledig sociaal rapport dat niemand ooit openslaat.
Kies uit de lijst met functies. Een functie die niemand gebruikt, is waardeloos. Het juiste criterium is het aantal dagelijkse handelingen dat ermee overbodig wordt.
Het negeren van de betrokkenheid van het management. Zij zijn het die afwezigheden goedkeuren. Een manager die niet inlogt, blokkeert de hele HR-keten, ongeacht de kwaliteit van de software.
De heropleving van de verkoop wordt onderschat. Een onjuiste verlofteller aan het begin van de periode leidt tot maandenlange geschillen.
HR-software en salarisadministratie worden vaak door elkaar gehaald. Dit is de meest kostbare fout, omdat deze pas na de ondertekening wordt ontdekt.
Vergeet werknemers zonder vaste functie. Of het nu op een bouwplaats is of tijdens een reis, mobiele toegang is geen luxe, maar een absolute noodzaak.
HR-software wordt nuttig zodra meerdere mensen toegang nodig hebben tot dezelfde informatie. In de praktijk ligt deze drempel rond de tien medewerkers, of zelfs eerder als de werkzaamheden over meerdere locaties verspreid zijn.
Nee. Djaboo bereidt de maandelijkse salarisvariabelen voor en exporteert deze, maar het bewerken van loonstroken en sociale aangiften blijft de verantwoordelijkheid van uw accountant of manager.
Voor bedrijven met minder dan vijftig werknemers is dit zeldzaam. Het configureren van een salarisadministratiesysteem vereist expertise en verschuift de wettelijke verantwoordelijkheid naar het bedrijf. De combinatie van HR-software met een salarisadministratiesysteem blijft een robuustere oplossing.
Het importeren van medewerkers en het verlenen van toegang gebeurt binnen een dag. Houd rekening met een volledige maandelijkse cyclus op een pilotlocatie voordat het systeem breder wordt uitgerold.
Ja. Iedere medewerker kan zijn of haar verlofsaldo bekijken, aanvragen indienen en toegang krijgen tot persoonlijke documenten, zonder de dossiers van anderen te hoeven inzien.
Het bestand wordt bewaard gedurende de door u ingestelde periode, in overeenstemming met de regels voor gegevensbescherming, en vervolgens gearchiveerd of verwijderd.
Salarisvariabelen worden in een standaardformaat geëxporteerd en vervolgens naar uw manager of accountantskantoor verzonden.
Een HRIS verwijst naar het volledige HR-informatiesysteem, dat doorgaans groter en complexer is. Voor een bedrijf is het onderscheid vooral commercieel: wat telt, is de daadwerkelijke dekking van de HR-activiteiten die u uitvoert.
Het platform is toegankelijk via een webbrowser, waardoor een medewerker onderweg een pauze kan nemen of een document kan raadplegen.
Medewerkers worden toegewezen aan een locatie en een team. Tellers en validatieprocessen worden per entiteit geconfigureerd, waardoor het mogelijk is een bedrijf met meerdere locaties te organiseren zonder gegevens te dupliceren.
De meest effectieve aanpak is om te beginnen met het proces dat momenteel de meeste tijd in beslag neemt, vrijwel altijd het verzuimmanagement. Voer dit proces eerst afzonderlijk in, meet de tijdsbesparing over een maand en voeg vervolgens de personeelsdossiers en -contracten toe.
Het tweede voordeel, dat vaak direct merkbaar is, is de export van salarisvariabelen. Dit elimineert maandelijkse herinvoer en vermindert correcties aan loonstroken, zonder dat u van organisatie hoeft te veranderen binnen het bedrijf.
Je kunt een gratis account aanmaken en je eerste medewerkers importeren om de werking binnen je eigen organisatie te testen, voordat je een definitieve beslissing neemt.
Om een compleet overzicht van de Franse markt te geven, is het nodig om gespecialiseerde oplossingen opnieuw te bekijken. Lucca wordt het vaakst genoemd door Franse bedrijven die hun personeelsbeleid effectief willen beheren.
Lucca heeft zijn reputatie opgebouwd met tijd- en afwezigheidsbeheer, met een mate van maatwerk die maar weinig softwareleveranciers kunnen evenaren. Bedrijven met complexe rusttijden, specifieke afspraken of meerdere roosters vinden in Lucca een diepgang die algemene oplossingen simpelweg niet bieden.
Lucca biedt ook modules voor interviewbeheer en personeelsregistratie aan, volgens een modulaire aanpak: u activeert wat u nodig hebt en betaalt alleen voor wat u activeert.
De keuze tussen Lucca en een geïntegreerd platform hangt daarom niet af van de kwaliteit, maar van de aard van uw voornaamste behoefte. Als personeelsmanagement uw topprioriteit is, is een gespecialiseerde oplossing de juiste strategische keuze. Als uw focus ligt op het verbeteren van de afstemming tussen medewerkers, projecten en facturering, dan is integratie de betere optie.
Een bedrijf dat Lucca al gebruikt en de koppeling met het verkoopmanagement wil verbeteren, moet de kosten van de integratie vergelijken met die van een volledige platformwijziging.
Er wordt veel gesproken over het verbeteren van HR-processen, maar zelden over de gevolgen daarvan voor de medewerkers zelf. Drie verbeteringen springen direct in het oog.
Verbeter de zichtbaarheid van iemands rechten. Een medewerker die zijn exacte meterstand ziet, stelt geen vragen meer en stoort niemand.
Verbeter de reactietijd. Een verzoek dat binnen twee uur in plaats van een week wordt goedgekeurd, verandert de perceptie van de HR-afdeling.
Verbeter de toegang tot je eigen kamers. Een werknemer die op vrijdagavond om 20.00 uur zelf een certificaat ophaalt, hoeft niet tot maandag te wachten.
Deze verbeteringen lijken misschien bescheiden, maar ze hebben een aanzienlijke impact op hoe een werknemer zijn of haar bedrijf ziet, en ze kosten minder dan de meeste motivatieprogramma's.
Veel groeiende bedrijven beheren uiteindelijk meerdere juridische entiteiten of meerdere vestigingen. Dit maakt het personeelsmanagement complexer.
Het is noodzakelijk om voor elke entiteit verschillende regels te kunnen beheren, managers aan te sturen die alleen hun eigen verantwoordelijkheidsgebied zien, en een geconsolideerd overzicht te bieden aan het senior management. Een HR-module die is ontworpen voor één enkele entiteit, laat al snel zijn beperkingen zien.
De beste aanpak is om dit punt te controleren voordat u een keuze maakt, zelfs als u momenteel maar één vestiging hebt. Het is immers te voorkomen dat u van oplossing moet veranderen omdat u een tweede locatie hebt geopend.
Maak een gratis account aan en beheer uw contracten, functies en organisatiestructuur allemaal op één plek.
