Het FEC-bestand is het standaardbestand dat alle bedrijven die gebruikmaken van gestructureerde boekhouding moeten indienen bij de belastingdienst in geval van een belastingcontrole. De opmaak is strikt gereguleerd, tot in het kleinste detail, en niet-naleving kan leiden tot sancties.
| Datum | Nieuws | Bedrag |
|---|---|---|
| 05/01 | VE | 2 400,00 |
| 28/01 | BQ | 2 400,00 |
| 12/02 | VE | 1 800,00 |
| 14/03 | AC | 600,00 |
Het regelmatig invoeren, valideren en bijvoegen van de documenten is voldoende om aan de verplichting te voldoen.
Het bestand bevat alleen gevalideerde gegevens. Boekhoudkundige gegevens die in conceptvorm worden aangeleverd, resulteren in een onvolledig en daardoor niet-conform FEC-bestand. Door elke maand te valideren, wordt het probleem permanent opgelost.
Het FEC-bestand bevat de documentverwijzing, niet het document zelf. De ondersteunende documenten blijven beschikbaar voor de auditor, in het formaat waarin u ze bewaart.
De verplichting treedt pas in werking na verificatie, maar de termijn is kort. Door het dossier na elke afsluiting te produceren en te controleren, verdwijnt elk gevoel van urgentie.
Alle gegevens die in Djaboo worden ingevoerd, worden gebruikt voor de gegevens die in het bestand worden opgehaald.
Het bestand met boekhoudkundige posten, ook wel FEC genoemd, is een digitaal bestand dat alle boekhoudkundige posten voor een boekjaar in een gestandaardiseerd formaat bevat. Het bevat elke post met het bijbehorende rekeningnummer, omschrijving, debetbedrag en creditbedrag.
Deze verplichting is vastgelegd in artikel L47 AI van het Franse Wetboek van Belastingvordering. Sinds 1 januari 2014 is deze van toepassing op alle geautomatiseerde boekhoudsystemen, ongeacht de omvang van het bedrijf. Het FEC (Franse boekhoudbestand) betreft daarom vrijwel alle Franse bedrijven, ook die welke gebruikmaken van eenvoudige online boekhoudsoftware.
Het FEC (File of Accounting Entries) stelt de auditor in staat om de boekhoudkundige gegevens van een bedrijf te analyseren met behulp van eigen tools, zonder de schermen van de boekhoudsoftware te hoeven raadplegen. Hierdoor kunnen ze op afstand, in slechts enkele minuten, grote hoeveelheden gegevens sorteren, filteren, herberekenen en afwijkingen opsporen, iets wat handmatig onmogelijk is.
Voor het bedrijf is het produceren van een conform FEC-bestand ook een goede test: een foutloos gegenereerd bestand duidt op een gezonde geautomatiseerde boekhouding, met gevalideerde boekingen en consistente rekeningnummers.
Het verwarren van het FEC (Frans boekhoudbestand) met de belastingaangifte of een standaard boekhoudexport is een veelgemaakte fout. De belastingaangifte is de output, terwijl het FEC de ruwe data bevat: alle boekingen, regel voor regel, zonder groepering of correcties.
Dit geldt voor bedrijven die hun boekhouding voeren met behulp van een geautomatiseerd systeem en onderworpen zijn aan een accountantscontrole. Dit omvat de categorieën BIC, BNC en BA, zowel voor de vennootschapsbelasting als voor de inkomstenbelasting voor particulieren.
Een bedrijf dat al zijn boekhouding op papier bijhoudt, is niet verplicht het FEC (Frans boekhoudkundig dossier) in te dienen. In de praktijk komt dit echter zelden voor. Micro-ondernemingen die alleen een verkoopadministratie bijhouden, zijn eveneens vrijgesteld, omdat zij geen boekhoudkundige gegevens hebben zoals gedefinieerd in het boekhoudplan.
Wanneer de boekhouding door een bedrijf wordt uitgevoerd, genereert het bedrijf het bestand met boekhoudkundige gegevens met behulp van eigen software. Het bedrijf blijft echter verantwoordelijk voor het verzenden van het FEC-bestand (Accounting Entries File) en het waarborgen van de naleving ervan: in geval van niet-naleving wordt het bedrijf beboet.
De structuur van het dossier met boekhoudkundige gegevens wordt bepaald door artikel A47 A-1 van het Wetboek van Belastingvorderingen. Voor bedrijven in de BIC-categorie (Industriële en Commerciële Winsten) zijn achttien velden verplicht, in deze specifieke volgorde.
Champ | Inhoud |
|---|---|
Journaalcode | Oorspronkelijke logcode |
JournalLib | Krantentitel |
Digitaal schrijven | Invoernummer |
Schrijfdatum | Boekhouddatum |
CompteNum | Rekeningnummer, conform de standaarden van het boekhoudplan |
CompteLib | Accountlabel |
CompAuxNum | Subrekeningnummer |
CompAuxLib | Omschrijving van de subrekening |
Onderdeel Ref | Verwijzing naar het ondersteunende document |
Stukdatum | Datum van het toneelstuk |
Schrijfbibliotheek | Schrijflabel |
Debiteren | Te debiteren bedrag |
Krediet | Bijgeschreven bedrag |
Schrijven | Lettercode |
DateLet | Datum van de belettering |
Geldige datum | Datum van schriftelijke validatie |
Bedrag in valuta | Bedrag in vreemde valuta, indien van toepassing |
Munteenheid | Valuta-identificatie |
Bedrijven die onder de BNC- (niet-commerciële winsten) en BA- (agrarische winsten) belastingregelingen vallen, hebben structuren die zijn aangepast aan hun boekhoudmethoden, met een verschillend aantal velden. Het principe blijft hetzelfde: elke invoerregel, zonder samenvoeging.
Het FEC-bestand is een computerbestand in tekstformaat, met één scheidingsteken tussen de velden: een tab of een verticale streep. De eerste regel bevat de veldnamen in de voorgeschreven volgorde. Een spreadsheetbestand voldoet niet aan de standaarden, zelfs niet als het exact dezelfde informatie bevat.
De bestandsnaam volgt een specifieke regel: het SIREN-nummer van het bedrijf, de afkorting FEC, gevolgd door de einddatum van de boekhoudperiode in de vorm jaar, maand, dag. Een bestand met een onjuiste naam wordt tijdens de verzending standaard geweigerd, zelfs als de inhoud correct is.
Er worden twee coderingen geaccepteerd: ASCII en UTF-8. Accentfouten in labels zijn bijna altijd het gevolg van een onjuiste codering tijdens het exporteren. Dit punt verdient controle, omdat het de inhoud voor de beoordelaar moeilijk bruikbaar maakt.
Alle boekhoudsoftware die in Frankrijk wordt verkocht, biedt de mogelijkheid om FEC-gegevens te exporteren. Deze functie is meestal te vinden in het menu voor rapporten of belastingexport. Het genereren van een FEC-bestand duurt slechts enkele seconden: u selecteert het fiscale jaar, bevestigt en het bestand met de boekhoudkundige gegevens wordt gegenereerd.
Het bestand dat door uw software wordt gegenereerd, bevat alleen gevalideerde gegevens. Een niet-gevalideerd boekhoudbestand (FEC) levert een onvolledig en dus niet-conform FEC op. Het valideren van boekhoudgegevens is de eerste stap vóór elke export en is bovendien op zichzelf een goede gewoonte.
De Franse Directie Openbare Financiën (DGFIP) biedt een gratis testtool aan waarmee de bestandsstructuur kan worden gecontroleerd: aanwezigheid van velden, datumformaat, consistentie van bedragen en de balans tussen debet en credit. Door deze controle uit te voeren voordat u een aanvraag indient, voorkomt u onaangename verrassingen op de dag van de controle.
Een FEC (File of Accounting Entries) heeft betrekking op één boekhoudperiode. Een audit die drie perioden omvat, resulteert daarom in de indiening van drie afzonderlijke bestanden, elk genoemd naar de afsluitingsdatum.
De procedure begint met een verificatiebericht dat naar het bedrijf wordt verzonden. In dit document worden de betreffende boekjaren vermeld en wordt de verplichting tot het indienen van het FEC (Frans boekhoudkundig dossier) genoemd. De termijn gaat in op de dag van ontvangst van dit bericht.
Het bedrijf heeft een wettelijke termijn vanaf de datum van ontvangst van de kennisgeving om het FEC (Accounting Entries File) in te dienen. Deze termijn is kort, vooral als het boekhoudbestand nog nooit is gecontroleerd. Door op dit verzoek te anticiperen en jaarlijks aan het einde van het boekjaar een FEC te genereren, wordt elke vorm van urgentie weggenomen.
Het FEC (File of Accounting Entries) wordt elektronisch of digitaal ingediend, volgens de procedures die door de accountant zijn vastgesteld. Verzending op afstand is de norm geworden, wat het proces voor iedereen vereenvoudigt.
De accountant verwerkt de boekhoudgegevens met behulp van een computer: hij zoekt naar duplicaten, controleert nummerreeksen en vergelijkt de gegevens met de belastingaangiften. Deze analyses omvatten alle boekingen, niet slechts een steekproef.
Artikel 1729 D van de Franse algemene belastingwet voorziet in een boete van € 5.000 voor het niet indienen van het FEC (Franse boekhoudbestand) of voor het niet voldoen aan de vereisten van het bestand. Indien een correctie wordt aangebracht, kan de boete worden verhoogd tot 10% van de door de onderneming verschuldigde belasting, indien dit bedrag hoger is.
Een onvolledig of slecht opgemaakt bestand, met niet-gevalideerde gegevens of totalen die niet overeenkomen met de boekhoudkundige gegevens, vormt een overtreding. Inhoud is net zo belangrijk als vorm: een technisch geldig bestand waarin een journaalpost ontbreekt, kan nog steeds tot sancties leiden.
Naast de boete kan het ontbreken van een bruikbaar FEC-dossier leiden tot afwijzing van de boekhoudkundige gegevens. De belastingdienst moet de resultaten dan zelf reconstrueren, wat verreweg de meest kostbare consequentie voor het bedrijf is.
Dit is de meest voorkomende fout. Niet-gevalideerde boekingen worden niet opgenomen in het boekhoudbestand en de totalen komen niet meer overeen met de balans. Valideer elke periode na de controle en het probleem is definitief opgelost.
Een rekeningnummer dat niet voldoet aan de standaarden van het boekhoudplan, bijvoorbeeld een verzonnen stam, maakt het bestand moeilijk te gebruiken. De accountant kan de regel niet langer koppelen aan een bekende categorie en het bedrijf moet een verklaring geven.
Het veld EcritureLib moet de transactie beschrijven. Lege labels, of labels die alleen een punt bevatten, trekken direct de aandacht. Dit detail in de dagelijkse boekhouding zal tijdens een belastingcontrole worden bestraft.
Het veld EcritureNum moet per boekingspost een doorlopende reeks volgen. Een onderbreking in de nummering duidt op het verwijderen van een boeking, en dat is precies wat de regelgeving wil voorkomen.
De velden EcritureLet en DateLet moeten consistent zijn: een lettercode zonder datum, of omgekeerd, leidt tot een structurele anomalie. De regel is eenvoudig: beide velden worden samen ingevuld, of geen van beide.
De beste aanpak is om direct na elke afsluiting een FEC-bestand te genereren, dit te controleren met de DGFIP-tool en het te archiveren bij de andere boekhoudkundige documenten. Wanneer het verzoek binnenkomt, hoeft u het alleen maar in te dienen.
Net als andere documenten moet het bestand tien jaar bewaard worden. Archiveer het buiten de software, op een medium dat u zelf beheert: een verandering van tool of serviceprovider mag er nooit voor zorgen dat u uw eigen boekhoudgegevens kwijtraakt.
Een conform FEC-bestand (Frans boekhoudbestand) is een bijproduct van een goed bijgehouden geautomatiseerde boekhouding. Regelmatig invoeren, valideren, afstemmen en controleren van tussenrekeningen: deze routinematige beheertaken zijn voldoende om zonder bijzondere inspanning aan de verplichting te voldoen.
Voordat u boekhoudsoftware kiest, controleer dan of deze een conform FEC-bestand genereert en of u dit kunt testen. Deze functie lijkt misschien bij de aanschaf van ondergeschikt belang, maar is cruciaal op de dag van de audit.
Bij een moderne belastingcontrole is het dossier met de boekhoudkundige gegevens het eerste document dat wordt opgevraagd. De belastingdienst begint niet meer met de dossiers, maar met de gegevens. Elk bedrijf dat aan deze eis moet voldoen, moet het dossier met de boekhoudkundige gegevens daarom beschouwen als het belangrijkste document ter verdediging.
De verwerking van het bestand met boekhoudkundige gegevens is gericht op specifieke afwijkingen: onderbrekingen in de volgorde, boekingen na afsluiting, herhaalde afrondingsbedragen, onafgehandelde tussenrekeningen en inconsistenties tussen boekhoudkundige gegevens en ingediende belastingaangiften.
De geopperde punten worden vervolgens besproken. Het geven van accurate antwoorden vereist inzicht in de eigen boekhouding. Dit is waar boekhoudkundige procedures met duidelijke beschrijvingen van onschatbare waarde worden, veel verder dan alleen het voldoen aan de FEC-voorschriften.
Een accountant met ervaring in belastingcontroles weet hoe hij vragen kan anticiperen en bewijsmateriaal kan voorbereiden. Het is een basisvoorzorgsmaatregel om hem of haar direct na ontvangst van de kennisgeving te betrekken, en het is altijd goedkoper dan achteraf te reageren.
De eisen van het FEC-bestand maken deel uit van een breder geheel: regelmatige boekhouding, documentbewaring, een betrouwbaar controletraject voor de btw en binnenkort ook elektronische facturering. Al deze eisen zijn gebaseerd op dezelfde voorwaarde: volledige en onveranderlijke boekhoudkundige gegevens.
De hervorming van de elektronische facturering versterkt deze aanpak. Vanaf 1 september 2026 moeten alle bedrijven elektronische facturen kunnen ontvangen, en de verplichting om deze te versturen wordt gefaseerd ingevoerd tot 1 september 2027 voor het mkb en zeer kleine bedrijven. De verzonden gegevens worden direct in de boekhouding van de bedrijven opgenomen.
In de praktijk hoeft een bedrijf dat gebruikmaakt van moderne boekhoudsoftware niets bijzonders te doen: het opstellen van een conform FEC-dossier (Frans boekhoudbestand) en het reageren op verzoeken van de belastingdienst worden routinehandelingen. Wie nog steeds met spreadsheets werkt, zal moeten overstappen op andere tools; daar is geen ontkomen aan.
Maak er een gewoonte van om elk jaar na het afsluiten van de boekhouding een volledige controle uit te voeren: genereer een FEC-bestand, test het, archiveer het en controleer of de totalen overeenkomen met de balans. Een half uur per jaar is voldoende om het fiscale risico dat aan het bestandsformaat verbonden is, te elimineren.
Maak een gratis account aan en houd uw transacties gevalideerd en verantwoord.
