De proefbalans geeft een overzicht van alle rekeningen van het bedrijf met de totale debetbedragen, de totale creditbedragen en de saldi. Het is het document waarmee u in één oogopslag kunt controleren of de boekhouding klopt.
| Account | debet | Crédit |
|---|---|---|
| 411 Opdrachtgevers | 96 000 | 84 000 |
| 401 Leveranciers | 42 000 | 48 500 |
| 706 Diensten | 0 | 80 000 |
| Totaal | 291 700 | 291 700 |
Het saldo wordt berekend op basis van de reeds ingevoerde gegevens: niets hoeft voorbereid of gecontroleerd te worden.
Als de totale debetposten gelijk zijn aan de totale creditposten en de saldi in evenwicht zijn, is de structuur gezond. De rest van de analyse kan beginnen.
Klantensaldi gesorteerd op anciënniteit zetten een vermoeden om in een herstelplan. We verwerken de oudste kolom eerst, meer niet.
Rekeningen in de categorieën 1 tot en met 5 worden opgenomen in de balans, terwijl rekeningen in de categorieën 6 en 7 worden opgenomen in de winst- en verliesrekening. De winst of het verlies over het jaar wordt direct weergegeven in de proefbalans.
Elk ingevoerd item keert automatisch terug naar de weegschaal, zonder tussenstappen.
Een proefbalans is per definitie een lijst van alle rekeningen van een bedrijf op een bepaalde datum, waarbij elke rekening vier cijfers weergeeft: totaal debet, totaal credit, debetsaldo en creditsaldo. Het omvat alle rekeningen in het rekeningschema die daadwerkelijk actief waren gedurende de periode.
Dit document is geen gegevensinvoeritem; het wordt berekend. De balans is afgeleid van het grootboek, dat op zijn beurt is afgeleid van de journaalposten. Er worden geen boekingen toegevoegd bij het afdrukken, wat verklaart waarom het een controle-applicatie is en geen registratie-applicatie.
Het proces is altijd hetzelfde. De boekingen worden chronologisch in het journaal vastgelegd. Het grootboek herclassificeert ze vervolgens op rekeningnummer. Ten slotte vat de proefbalans elke rekening in het grootboek samen op één regel. Drie boekhoudkundige documenten, één bron.
Het totaal van de debetposten moet gelijk zijn aan het totaal van de creditposten, en het totaal van de debetsaldi moet gelijk zijn aan het totaal van de creditsaldi. Dit is een direct gevolg van dubbele boekhouding: elke transactie heeft in beide richtingen hetzelfde bedrag. Een proefbalans die niet in evenwicht is, duidt op een technische fout, niet op een toewijzingsfout.
Een proefbalans heeft vijf nuttige kolommen: het rekeningnummer, de rekeningnaam, het totaal van de debetposten, het totaal van de creditposten en het saldo. Sommige boekhoudsoftware splitst het saldo op in twee kolommen, debetsaldo en creditsaldo, wat het aflezen versnelt.
Hieronder volgt een fragment uit de balans van een klein dienstverlenend bedrijf aan het einde van het boekjaar.
Account | formulering | debet | Crédit | Debetsaldo | Creditsaldo |
|---|---|---|---|---|---|
101000 | Hypotheek | 0 | 10 000 | 10 000 | |
401000 | Providers | 42 000 | 48 500 | 6 500 | |
411000 | Klanten | 96 000 | 84 000 | 12 000 | |
445660 | Aftrekbare btw | 8 100 | 7 600 | 500 | |
445710 | BTW geïnd | 14 200 | 16 000 | 1 800 | |
512000 | Bank | 110 000 | 96 300 | 13 700 | |
606000 | Aankopen die niet op voorraad zijn | 21 400 | 0 | 21 400 | |
706000 | Diensten | 0 | 80 000 | 80 000 | |
Totaal | 291 700 | 291 700 | 47 600 | 47 600 | |
Het rekeningsaldo is het verschil tussen de totale debetposten en de totale creditposten. Een klantenrekening met een debetsaldo duidt op een te innen vordering; een leveranciersrekening met een creditsaldo duidt op een te betalen schuld. Het verkeerd interpreteren van een saldo is de meest voorkomende fout die niet-boekhouders maken.
Onthoud de economische regel: wat je bezit of wat je tegoed hebt, blijft een debetpost; wat je verschuldigd bent, blijft een creditpost. Een creditsaldo op een rekening van klasse 5 betekent een debetsaldo, nooit goed nieuws.
De balans van het grootboek omvat alle rekeningen uit het algemene rekeningschema die gedurende de periode zijn beïnvloed, van kapitaalrekeningen tot operationele rekeningen. Dit is de versie die wordt gegenereerd voor algemene controle en voor het opstellen van de jaarrekening.
Het subgrootboek bevat alleen rekeningen van derden, gespecificeerd per klant of leverancier. Waar het algemene grootboek één regelitem weergeeft, bijvoorbeeld "411 Klanten", toont het subgrootboek het saldo van de rekening van elke klant. Dit is de toepassing van incasso- en debiteurenregistratie.
De ouderdomsanalyse van de debiteuren, ofwel het overzicht van openstaande vorderingen, classificeert deze saldi naar ouderdom: minder dan 30 dagen, 30 tot 60 dagen, 60 tot 90 dagen en meer. Het overzicht brengt openstaande betalingen in kaart en dient als basis voor kasstroomprognoses.
Type | Wat het presenteert | Gebruiksprincipe |
|---|---|---|
Algemene balans | Alle accounts, één per regel. | Controle, balans, winst- en verliesrekening |
Hulpbalans | Gegevens per klant of leverancier | Incasso van vorderingen, bewaking van schulden |
Oud evenwicht | Vorderingen en schulden op basis van prioriteit | Cashflow, betalingsachterstanden |
Het primaire doel is verificatie. Een sluitende proefbalans zorgt ervoor dat de boekingen voldoen aan de principes van dubbele boekhouding. Een totaal van debetten dat afwijkt van het totaal van credieten duidt op een technisch probleem in de software of bij de gegevensinvoer, nooit op een boekhoudkundige fout.
De balansposten in de klassen 1 tot en met 5 worden opgenomen in de boekhoudkundige balans, terwijl de operationele posten in de klassen 6 en 7 worden opgenomen in de winst- en verliesrekening. De winst of het verlies over het jaar is direct zichtbaar op de proefbalans: het is het verschil tussen het totaal van de posten in klasse 7 en het totaal van de kosten.
Debiteuren met een debetsaldo tonen het totale bedrag aan te innen vorderingen, terwijl crediteuren met een creditsaldo het totale te betalen bedrag weergeven. Door deze twee bedragen te vergelijken, krijgt u in tien seconden een momentopname van de financiële situatie op korte termijn.
Voordat u btw-aangifte indient, kunt u met de proefbalans de overeenstemming controleren tussen de geïnde btw, de aftrekbare btw en de geregistreerde omzet. Een afwijking wijst op een factuur die tegen een verkeerd tarief is ingevoerd of een betaling die onjuist is toegewezen. Het is raadzaam dit te controleren voordat u de aangifte indient.
Aan het einde van het fiscale jaar natuurlijk, maar ook elke maand of elk kwartaal. Het genereren van een maandelijkse balans duurt slechts enkele seconden in de software en stelt u in staat om een afwijking te signaleren terwijl deze nog gemakkelijk te corrigeren is.
Een proefbalans die gedurende het boekjaar wordt opgesteld, dient als basis voor een tussentijdse jaarrekening. Banken vragen hier vaak om ter ondersteuning van een leningaanvraag, en het geeft het management een overzicht van de resultaten zonder te hoeven wachten tot de jaarafsluiting.
De meeste tools laten je de periode kiezen, van het begin van het fiscale jaar tot een bepaalde datum, of van de ene maand tot de volgende. De eerste optie geeft totalen weer sinds het begin van het fiscale jaar, terwijl de tweede de activiteit van een specifieke periode isoleert. Beide zijn nuttig, maar ze beantwoorden niet dezelfde vraag.
Het eerste wat je moet doen, is naar de totaalpost kijken. Als de totale debetposten gelijk zijn aan de totale creditposten en de totale debetsaldi gelijk zijn aan de totale creditsaldi, is de structuur in orde en kan de analyse beginnen.
Analyseer vervolgens de klant- en leveranciersrekeningen. Een klantrekening met een creditsaldo duidt op een ontvangen aanbetaling of een gemiste creditnota; een leveranciersrekening met een debetsaldo duidt op een dubbele betaling of een nog te ontvangen creditnota. Beide gevallen vereisen altijd verificatie.
Rekening 471, de tussenrekening, moet nul zijn. Een aanhoudend saldo op deze rekening betekent dat een transactie nog niet definitief is toegewezen en dit bedrag zal vroeg of laat in de winst- en verliesrekening van het jaar verschijnen, vaak op de verkeerde plaats.
Vergelijk tot slot elke kostenpost met de vorige periode. Een post die zonder duidelijke reden verdubbelt, wijst op een boekhoudkundige fout of een daadwerkelijke afwijking. De proefbalans laat niet zien wat er precies aan de hand is, maar geeft wel aan waar je verder onderzoek moet doen in het grootboek.
Het totale debetsaldo van een klantrekening vertegenwoordigt alle facturen voor de betreffende periode; het saldo laat alleen zien wat er nog openstaat. Het lezen van het totale saldo in plaats van het saldo leidt tot een enorme overschatting van de vorderingen.
Een sluitende proefbalans bewijst alleen dat de boekingen voldoen aan de principes van dubbele boekhouding. Een factuur die op de verkeerde kostenrekening is geboekt, zorgt ervoor dat de proefbalans perfect in evenwicht is. Balans is een noodzakelijke voorwaarde, nooit een garantie voor nauwkeurigheid.
Het vergelijken van een halfjaarlijkse balans met een jaarbalans is zinloos. Controleer altijd de periode die bovenaan het document staat vermeld voordat u conclusies trekt over de ontwikkeling van een post.
Bij rekeningen van derden komen de meeste onregelmatigheden voor: onjuist toegewezen btw, niet-betaalde sociale premies en openstaande voorschotten. Dit zijn de eerste zaken waar een accountant naar kijkt, en terecht.
Het opstellen van een proefbalans duurt minder dan een minuut in boekhoudsoftware. Je moet echter wel de juiste parameters kiezen; anders beantwoordt het resulterende document niet de gestelde vraag.
Voer eerst de datums in en selecteer vervolgens het type uit de drie beschikbare typen boekhoudsaldi: algemeen, dochteronderneming of ouderdomsgerelateerd. Geef ten slotte aan of u alle bedrijfsrekeningen wilt opnemen of alleen die van een bepaalde categorie.
Controleer of de totale regel in beide secties klopt: debet en credit aan de ene kant, saldi aan de andere kant. Deze snelle controle zorgt ervoor dat alle rekeningen van een bedrijf correct zijn geïmporteerd, zonder ontbrekende regels of afgekapte bedragen.
Exporteer het bestand en bewaar het bij de andere boekhoudkundige documenten voor de betreffende periode. Een maandelijks gearchiveerde proefbalans maakt snelle vergelijkingen mogelijk en voorkomt dat alles opnieuw berekend moet worden wanneer er zes maanden later een vraag rijst.
Het eindsaldo van elke rekening wordt het beginsaldo van het volgende boekjaar voor balansrekeningen. Rekeningen in de winst- en verliesrekening beginnen echter bij nul. Inzicht in dit verschil voorkomt veel verrassingen bij het overdragen van beginsaldi.
De totale vorderingen uit het subgrootboek en de totale crediteuren zijn de twee belangrijkste inputvariabelen voor een degelijke financiële prognose. Voeg daar het banksaldo aan toe en u hebt een kasstroomprognose voor de komende dertig dagen, zonder dat u aanvullende financiële instrumenten nodig hebt.
Het ouderdomsrapport is handig voor de opvolging: het laat in één oogopslag zien wie wat verschuldigd is en hoe lang. In de meeste gevallen is het verwerken van de kolom met openstaande vorderingen van meer dan zestig dagen per week voldoende om betalingsachterstanden aanzienlijk te verminderen.
Het analyseren van twee opeenvolgende proefbalansen is de meest directe manier om veranderingen in de boekhouding van een bedrijf te zien. Neem de proefbalansen van januari en juni, vergelijk dezelfde rekening in les 6, en het verschil is direct zichtbaar zonder enige berekening.
De omschrijving van de rekening moet overeenkomen met de titel in het algemene rekeningschema, eventueel aangevuld. Een op maat gemaakte omschrijving maakt het document onleesbaar voor iedereen buiten de organisatie, te beginnen bij het accountantskantoor.
Elke rekening in de betreffende categorie wordt automatisch gegroepeerd in het overeenkomstige onderdeel van de jaarrekening. Door alle rekeningen op basis van hun kern te groeperen, kan de balans zonder handmatige aanpassingen en in de juiste volgorde worden opgesteld.
De proefbalans is een document dat gebruikt wordt in bedrijven van alle groottes, van micro-ondernemers die onder toezicht staan van accountantskantoren tot beursgenoteerde bedrijven. De opzet blijft hetzelfde: vier kolommen met bedragen, één regel per rekening en een sluitende totaalwaarde.
Een enkele boeking komt overeen met een enkele transactie, die zowel als debet als credit wordt geregistreerd. Het rekeningsaldo is simpelweg de som van al deze boekingen. Het onderscheid tussen een transactie en het bijbehorende saldo is de eerste stap om de boekhouding van een bedrijf te begrijpen zonder externe hulp.
Laten we terugkeren naar het eerder gepresenteerde voorbeeld van de proefbalans. Rekening 411 toont 96.000 aan de debetzijde en 84.000 aan de creditzijde: het bedrijf heeft sinds de oprichting 96.000 euro gefactureerd en 84.000 euro contant ontvangen. Het debetsaldo van 12.000 euro vertegenwoordigt wat de klanten nog tegoed hebben. Alles wordt verklaard door deze drie bedragen.
De balans van het grootboek omvat alle rekeningen van het bedrijf, van de kapitaalrekening tot de managementrekeningen, met hun rekeningnummer en rekeningomschrijving.
Het wordt weergegeven in vier bedragen: totaal debet, totaal credit, debetsaldo en creditsaldo.
Als het totale debetbedrag gelijk is aan het totale creditbedrag, is de boekhouding in evenwicht, in de volgorde waarin de boekingen zijn gemaakt.
Het hulpgrootboek bevat details over klantrekeningen en leveranciersrekeningen, een derde per regel.
De ouderdomsanalyse van de boekhouding categoriseert deze bedragen naar ouderdom en helpt bij het bewaken van de kasstroom.
Balansrekeningen behouden hun saldo van het ene boekjaar op het andere; managementrekeningen beginnen aan het einde van het boekjaar weer bij nul.
Het resultaat van de oefening kan uit dit document worden afgeleid: producten van klasse 7 minus uitgaven van klasse 6.
Vóór elke btw-aangifte is het raadzaam te controleren of de geïnde btw en de aftrekbare btw overeenkomen met de geregistreerde omzet.
Door elke maand een proefbalans op te stellen, kunt u zonder extra werk een tussentijdse boekhoudkundige situatie vaststellen.
Alle boekhoudsoftware kan het genereren; het gaat er niet om welk hulpmiddel je nodig hebt, maar om de gewoonte om het te lezen.
Debet en credit zijn op zichzelf betekenisloos; hun betekenis hangt af van de rekening. Bij een rekening van klasse 5 duidt een bedrag dat het creditsaldo overschrijdt op een debetsaldo. Bij een klantenrekening duidt dezelfde situatie op een ontvangen storting. Het algemene rekeningschema legt dit debet- en creditsysteem vast en het grootboek maakt regel-voor-regel controle mogelijk.
Het presenteren van de jaarrekening aan een bank of investeerder vereist voorzichtigheid: voeg bij het document een korte toelichting van drie regels toe over de belangrijkste posten. Een kale jaarrekening zonder uitleg heeft zelden het gewenste effect, zelfs niet als de cijfers kloppen.
Afhankelijk van de situatie gebruiken we het volledige rekeningschema of slechts een deel ervan. Voor de analyse van uitgaven gebruiken we alleen rekeningen uit klasse 6. Voor de opvolging beperken we ons tot klantrekeningen.
Maak een gratis account aan en pas je saldo aan wanneer je maar wilt.
