Uw boekhoudsaldo en uw bankafschrift tonen nooit tegelijkertijd hetzelfde bedrag: bankafstemmingssoftware legt uit waarom en corrigeert de verschillen voordat ze problemen veroorzaken.
Het saldo in de software en het banksaldo komen vrijwel nooit overeen. Afstemming wordt gebruikt om te begrijpen waarom, niet om gelijkheid af te dwingen.
Zolang het afschrift als PDF in een e-mailinbox blijft staan, wordt de afstemming handmatig uitgevoerd, tweemaal per jaar, in allerijl. Na import wordt het een lijst met transacties die vergelijkbaar zijn met de reeds geregistreerde boekingen.
Uitgegeven maar niet-ingeloste cheque, lopende overschrijving, niet-geregistreerde bankkosten, onjuist bedrag. Bij de afstemming wordt elke afwijking in een van deze categorieën ingedeeld en vervolgens worden acties ondernomen voor de afwijkingen die moeten worden verwerkt.
Dit is de klassieke onaangename verrassing bij het sluiten van een rekening. Een rekening die voor een specifiek doel was geopend, wordt niet langer gefinancierd, niet langer beheerd en de transacties worden niet langer bijgehouden. De melding na 45 dagen inactiviteit bestaat precies om deze reden.
Een banktransactie komt vrijwel altijd overeen met een uitgegeven factuur of een elders in de tool gemaakte uitgave.
Bankafstemming is een controleprocedure waarbij op een bepaalde datum het saldo van rekening 512 (Banken) in uw boekhouding wordt vergeleken met het saldo op uw bankafschrift. Het doel is te controleren of elke transactie in uw boekhouding overeenkomt met een daadwerkelijke transactie op de rekening van het bedrijf, en omgekeerd.
Het resultaat van deze vergelijking is een document dat een bankafstemming wordt genoemd. Hierin staan alle transacties die in een van de twee documenten voorkomen, wordt uitgelegd waarom er een tijdelijk verschil is en wordt een zogenaamd 'gecorrigeerd' saldo gepresenteerd waarin elk centverschil wordt verklaard.
Bankafstemming en rekeningafstemming moeten van elkaar worden onderscheiden. Rekeningafstemming koppelt elke factuur individueel aan de bijbehorende betaling (klantenrekening 411 of leveranciersrekening 401). Bankafstemming controleert de algehele consistentie van het saldo op rekening 512 met de bankgegevens. Beide processen voeden elkaar: actuele rekeningafstemming vermindert automatisch het aantal discrepanties dat tijdens het afstemmingsproces moet worden aangepakt.
Een verschil tussen de twee saldi is niet per se een teken van een ernstige fout. Het weerspiegelt meestal een tijdsverschil tussen het moment waarop een transactie in het boekhoudsysteem wordt geregistreerd en het moment waarop de bank deze daadwerkelijk verwerkt. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de meest voorkomende oorzaken.
| Oorzaak van de discrepantie | boekhoudkundige kant | Met betrekking tot bankafschriften |
|---|---|---|
| Cheque is wel uitgegeven, maar nog niet geïncasseerd. | Tekst geschreven op de datum van uitgave | Er is nog geen afschrijving gedaan; de begunstigde heeft de cheque nog niet aangeboden. |
| Overdracht wordt verwerkt | Invoer gedaan op de besteldatum | Credit- of debetbetaling nog niet weergegeven (verwerkingstijd bank) |
| Bankkosten niet ingevoerd | Geen schriftelijk bewijs (geen eerdere factuur) | Automatische afschrijving zichtbaar op het afschrift. |
| Invoerfout | Omgekeerd bedrag of verkeerd geplaatste komma | Het exacte bedrag dat door de bank is afgeschreven of bijgeschreven. |
| Betaling vergeten | Geen kosten (abonnement, verzekering, huur, enz.) | Automatische afschrijving zichtbaar op het afschrift. |
Deze afwijkingen zijn normaal zolang ze worden vastgesteld en gedocumenteerd. Het probleem ontstaat wanneer ze zich zonder verklaring van de ene maand op de andere opstapelen: tijdens een belastingcontrole kan de controleur het boekhoudkundig overzicht (FEC) opvragen en de gegevens daarin vergelijken met uw bankafschriften. Terugkerende, onverklaarbare afwijkingen zijn een waarschuwingssignaal.
Verzamel drie documenten: het bankafschrift voor de betreffende periode, het uittreksel van rekening 512 uit uw boekhoudsoftware en de laatst gevalideerde bankafstemming. Dit laatste document is essentieel om te controleren of de beginsaldi overeenkomen. Een afwijking vanaf het begin wijst op een onopgelost probleem uit de vorige afstemming.
Vergelijk het beginsaldo van rekening 512 met het beginsaldo op het bankafschrift. Als deze niet overeenkomen, moet de afstemming van de vorige periode worden gecorrigeerd voordat verder wordt gegaan. Bouwen op een onjuiste basis maakt het onmogelijk om de huidige afstemming kloppend te maken.
Vergelijk elke transactie op het bankafschrift regel voor regel met de corresponderende boeking in rekening 512. Let op: de debet- en creditkolommen zijn in beide documenten omgewisseld. Een klantbetaling verschijnt als een debetpost in uw boekhouding (een toenemende activa) en als een creditpost op het afschrift (de bank is u dit geld verschuldigd). Markeer elk gevalideerd paar als "overeenkomend".
Vermeld afzonderlijk de transacties die wel op het bankafschrift staan maar nog niet in het boekhoudsysteem zijn verwerkt (kosten, automatische incasso's, ontvangen maar nog niet verwerkte overboekingen) en de transacties die wel in het boekhoudsysteem zijn geregistreerd maar nog niet door de bank zijn verwerkt (uitgegeven cheques, stortingen in afwachting). Deze posten vormen samen de bankafstemming.
Maak een tabel met twee kolommen. In de eerste kolom wordt het boekhoudsaldo afgetrokken en worden eventuele openstaande transacties uit de boekhouding toegevoegd of afgetrokken. In de tweede kolom wordt het banksaldo afgetrokken en worden eventuele openstaande transacties uit de bankgegevens toegevoegd of afgetrokken. Beide kolommen moeten resulteren in hetzelfde afgestemde saldo. Als dit niet het geval is, blijft er een fout bestaan die moet worden opgespoord.
Boek de correcties voor transacties die wel in de bankafschriften staan, maar niet in de boekhouding (bankkosten, gemiste automatische incasso's). Bewaar vervolgens het ondertekende bankafstemmingsrapport met de bijbehorende bewijsstukken. Dit document dient als bewijs dat de afstemming is uitgevoerd.
De frequentie hangt af van het transactievolume van uw bedrijf. Voor een zeer klein bedrijf met weinig maandelijkse transacties is een maandelijkse afstemming voldoende en handmatig uitvoerbaar. Voor een klein of middelgroot bedrijf (mkb) met een aanzienlijke cashflow of meerdere bankrekeningen is een wekelijkse afstemming aan te raden. Bedrijven die contante betalingen verwerken of veel automatische incasso's beheren, moeten hun rekeningen nog vaker afstemmen.
Een afstemming aan het einde van het jaar is in alle gevallen essentieel. Wachten tot de jaarlijkse afsluiting om twaalf maanden aan jaarrekeningen te verwerken, zorgt voor een aanzienlijke werklast en maakt het opsporen van fouten uit het verleden erg moeilijk. Hoe ouder de afwijking, hoe langer het duurt om deze te reconstrueren en te corrigeren.
Elke bankrekening die op naam van het bedrijf is geopend, moet afzonderlijk worden afgestemd. Als uw bedrijf drie rekeningen heeft, moet u drie afstemmingsoverzichten opstellen.
Bankafstemmingssoftware maakt rechtstreeks verbinding met uw rekeningen via beveiligde protocollen (PSD2, EBICS, afhankelijk van de grootte van uw organisatie) en haalt uw transacties op zonder handmatige invoer. U hoeft geen CSV-bestanden meer te importeren of kolommen te kopiëren vanuit het bankportaal. De gegevens worden dagelijks verzameld, waardoor u afwijkingen direct kunt aanpakken, in plaats van allemaal tegelijk aan het einde van de maand.
De software past configureerbare regels toe om terugkerende transacties automatisch te matchen: huurbetalingen, abonnementen, automatische incasso's en onkostenvergoedingen. Paren waarbij het bedrag, de datum en de omschrijving overeenkomen, worden zonder menselijke tussenkomst gevalideerd. Het boekhoudteam behandelt vervolgens alleen de uitzonderingen, oftewel de boekingen die de software niet zelf kon matchen.
Niet-afgestemde transacties worden direct weergegeven in een speciaal dashboard. Niet-geregistreerde bankkosten, onbekende automatische incasso's of dubbele afschrijvingen verschijnen de volgende dag in plaats van aan het einde van de maand. Deze snelle reactie is met name handig om pogingen tot fraude of bankfouten te detecteren, zodat er nog actie kan worden ondernomen.
Elke afgestemde transactie wordt geregistreerd: wie heeft deze goedgekeurd, wanneer en volgens welke regel. De afstemmingsgeschiedenis wordt opgeslagen en kan worden geëxporteerd. In geval van een belastingcontrole kunt u een afstemmingsoverzicht genereren voor elke periode in het verleden zonder de gegevens handmatig te hoeven reconstrueren. Sommige software genereert ook een native FEC-export die voldoet aan de verplichte velden die door de belastingdienst zijn gedefinieerd.
Tijdens de jaarlijkse afsluiting of een audit vraagt de registeraccountant steevast om bankafstemmingen om de kassaldi op de balans te rechtvaardigen. Zonder dit document is het onmogelijk te garanderen dat rekening 512 de werkelijke banktransacties correct weergeeft.
Het bankafstemmingsrapport moet ondertekend en gedateerd zijn en vergezeld gaan van bewijsstukken voor openstaande transacties. Een uitgegeven maar niet-ingeloste cheque moet identificeerbaar zijn: nummer, begunstigde en bedrag. Een lopende overschrijving moet gekoppeld zijn aan een betalingsopdracht. De accountant controleert tevens of openstaande transacties van de vorige maand zijn verwerkt in het afschrift van de volgende maand. Een cheque die gedurende meerdere maanden onverklaard blijft en niet in het bankafschrift verschijnt, is een anomalie die nader onderzoek vereist.
Als uw bedrijf onderworpen is aan een wettelijke audit, is bankafstemming een van de bewijsstukken die tijdens het certificeringsproces worden onderzocht. Een gedocumenteerd en regelmatig proces vergemakkelijkt deze uitwisselingen en verkort de tijd die nodig is om te reageren op verzoeken om ondersteunende documentatie.
Een nieuwe afstemming starten zonder te controleren of de beginbalansen overeenkomen met de vorige afstemming, is als bouwen op wankele grond. Lopende transacties van de vorige maand moeten op het afschrift van de huidige maand te vinden zijn. Als ze daar niet op staan, moeten ze als 'in behandeling' blijven staan totdat ze zijn afgehandeld.
Een verschil van een paar cent kan twee elkaar compenserende fouten maskeren: enerzijds een bedrag dat met een verkeerde komma is ingevoerd en anderzijds een afgerond bedrag. Het valideren van een afstemming met een onverklaarbaar resterend verschil, hoe klein ook, introduceert een fout die doorwerkt naar volgende perioden.
Banken maken onderscheid tussen de transactiedatum (de datum waarop de transactie wordt geregistreerd) en de valutadatum (de datum die wordt gebruikt om de rente te berekenen). Voor afstemmingsdoeleinden is de transactiedatum bepalend. Het gebruik van een verkeerde datum creëert kunstmatige discrepanties die moeilijk te verklaren zijn.
Een uitgevoerde maar niet bewaarde afstemming wordt door een auditor niet als geldig beschouwd. Elke afstemmingsverklaring moet worden geëxporteerd, ondertekend en gearchiveerd samen met de bijbehorende bewijsstukken. In geval van een audit moet u deze documenten voor elke voorgaande periode kunnen overleggen.
Elke bankrekening moet een eigen 512-rekening in het boekhoudsysteem en een eigen afstemmingsoverzicht hebben. Het groeperen van meerdere rekeningen in één tabel maakt afstemming onmogelijk en verstoort de kassaldi.
Het verwerken van twaalf maanden aan transacties tegelijk vergroot het risico op fouten aanzienlijk en maakt het opsporen van afwijkingen erg moeilijk. Een invoerfout uit januari is veel gemakkelijker te corrigeren in februari dan in december. Regelmatige afstemming is de belangrijkste voorwaarde voor de effectiviteit ervan.
Maak een gratis account aan, importeer uw eerste afschrift en ontdek wat de discrepantie verklaart.
