Elektronische facturering wordt verplicht voor alle in Frankrijk gevestigde en btw-plichtige bedrijven. Vanaf 1 september 2026 moet elk bedrijf zijn facturen kunnen ontvangen via een goedgekeurd platform; het versturen van facturen volgt in 2026 voor grote bedrijven en middelgrote ondernemingen (MKB's) en in 2027 voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's). Deze gids beschrijft de data, de betrokken partijen en de concrete stappen om u te helpen stressvrij voor te bereiden.
Waarom deze vereiste een gamechanger is voor uw bedrijf
De hervorming maakt een einde aan papieren facturen en eenvoudige e-mailuitwisselingen tussen bedrijven. Elke factuur wordt voortaan in een gestructureerd formaat via een goedgekeurd platform opgesteld, verzonden en ontvangen. Deze verandering is om drie redenen doorgevoerd: het bestrijden van btw-fraude, het vereenvoudigen van de administratie door middel van automatisering en het bieden van een nauwkeuriger, bijna realtime beeld van de economische activiteit aan de belastingdienst.
In de praktijk brengt het negeren van deze deadline een eenvoudig risico met zich mee: uw bedrijf kan dan niet langer tijdig facturen uitwisselen met uw leveranciers en klanten. Het is daarom verstandig om hierop te anticiperen om de betrouwbaarheid van uw facturatieproces te waarborgen.Bron: economie.gouv.fr).
Wat is een elektronische factuur (en waarom is het geen PDF)?
Een elektronische factuur is niet zomaar een pdf-bestand dat per e-mail wordt verzonden. Het is een document dat is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat dat geautomatiseerde verwerking van begin tot eind mogelijk maakt. In tegenstelling tot een standaard pdf-bestand bevat het gestandaardiseerde informatie die software en overheidsinstanties direct kunnen gebruiken.
Het gekozen raamwerk is gebaseerd op drie formaten: Factur-X (een leesbare PDF gecombineerd met een XML-bestand), UBL en CII. Het Factur-X-formaat heeft vaak de voorkeur van kleine organisaties omdat het leesbaar blijft voor mensen en tegelijkertijd de vereiste gestructureerde gegevensstromen bevat.
Wie wordt door deze verplichting getroffen?
Alle in Frankrijk gevestigde en btw-plichtige bedrijven vallen onder deze regeling, ongeacht hun omvang: van micro-ondernemingen tot grote bedrijven, inclusief zeer kleine bedrijven, mkb's en middelgrote ondernemingen. De verplichting geldt voor zakelijke transacties tussen bedrijven (B2B) binnen Frankrijk. Zelfs entiteiten die zijn vrijgesteld van btw moeten elektronische facturen kunnen ontvangen, en ook btw-plichtige verenigingen vallen onder deze verplichting.
Verkopen aan particulieren (B2C) en transacties met partners in het buitenland zijn niet onderworpen aan elektronische facturering, maar wel aan elektronische rapportage: uw bedrijf moet de gegevens van deze transacties nog steeds aan de belastingdienst doorgeven. Bepaalde btw-vrijgestelde activiteiten (gezondheidszorg, onderwijs, bankwezen) blijven vrijgesteld van elektronische facturering, maar kunnen nog steeds onderworpen zijn aan deze aanvullende rapportageverplichting.
Wat deze hervorming betekent voor elk type bedrijf
Om deze hervorming van de elektronische facturering volledig te begrijpen, is het essentieel om het doel ervan te kennen: de belastingdienst een beter inzicht geven in de activiteiten van Franse bedrijven en tegelijkertijd de betrouwbaarheid van de verwerking van leveranciersfacturen in het hele land verbeteren. Elk bedrijf dat door de hervorming wordt getroffen, moet zijn leveranciersfactuurbeheer aanpassen, ongeacht of het bedrijf goederen levert of diensten verleent. Grote en middelgrote ondernemingen (MKB) starten het implementatieproces in 2026, gevolgd door het mkb, zeer kleine bedrijven en micro-ondernemingen in 2027.
Bedrijven die in Frankrijk btw-plichtig zijn, worden hierdoor getroffen, inclusief sommige gedeeltelijk vrijgestelde entiteiten. Deze blijven verplicht om transactiegegevens die niet onder elektronische facturering vallen, aan de belastingdienst door te geven. Door te kiezen voor een erkend platform kiest u wie uw facturen verstuurt, de ontvangst van elektronische facturen garandeert en de gegevensoverdracht naar de belastingdienst beheert. Een goed voorbereid bedrijf kan uw elektronische facturen versturen en ontvangen zonder verstoring van de bedrijfsvoering, ongeacht de sector.
Belangrijke data om te onthouden
Het schema varieert afhankelijk van de grootte van het bedrijf:
| Opleveringsdatum | Wat wordt er steeds meer vereist? | Betrokken bedrijven |
|---|---|---|
| 1er September 2026 | Ontvang elektronische facturen | Alle entiteiten |
| 1er September 2026 | Elektronische facturen opstellen en elektronische rapportages verzenden. | Grote bedrijven en middelgrote bedrijven |
| 1er September 2027 | Elektronische facturen opstellen en elektronische rapportages verzenden. | mkb's, kleine en middelgrote ondernemingen en micro-ondernemingen |
Met andere woorden: tegen september 2026 moeten zelfs de kleinste bedrijven elektronische facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen. Voor grote bedrijven nadert die deadline al; mkb's en zeer kleine bedrijven hebben nog een jaar de tijd om aan de eisen te voldoen en elektronische facturen te versturen.
Hoe wordt een elektronische factuur verspreid?
Door de hervorming wordt een elektronische factuur niet langer rechtstreeks naar de klant verzonden. Deze wordt verwerkt via een goedgekeurd platform: het bedrijf dat de factuur uitgeeft, uploadt deze naar zijn PDP (Payment Processing Platform), dat de factuur vervolgens doorstuurt naar het platform van de ontvanger, waar deze beschikbaar wordt gesteld. In elke fase van het betalingsproces worden de klant op de hoogte gehouden van de voortgang aan de hand van de status (ingediend, ontvangen, afgewezen, betaald), waardoor de betalingstracering wordt verbeterd.
De rol van het goedgekeurde platform (PDP)
Facturen worden verwerkt via een partnerplatform voor elektronische facturering (PDP), dat is geregistreerd bij de belastingdienst. Dit platform genereert, verzendt en ontvangt uw facturen, controleert de naleving ervan, converteert indien nodig formaten en verzendt de vereiste informatie naar de belastingdienst. Het openbare factureringsportaal is teruggebracht tot een directoryfunctie; het biedt geen gratis verzend- en ontvangstservice meer. Elk bedrijf moet daarom een PDP kiezen, of software die is gekoppeld aan een PDP.Bron: impots.gouv.fr).
E-rapportage: de te verzenden gegevens
Daarnaast omvat e-rapportage het doorgeven van transactiegegevens die niet via elektronische facturering worden verwerkt aan de belastingdienst: verkopen aan particulieren, internationale transacties en betalingsgegevens. Het doel is om een volledig overzicht te geven van de geïnde btw. Deze aanvullende gegevensoverdracht volgt hetzelfde schema als de uitgifte van elektronische facturen.
Nieuwe verplichte informatie en juridisch kader
De hervorming voegt nieuwe informatie toe aan facturen: het SIREN-nummer van de klant, de aard van de transactie (levering van goederen, verlening van diensten of beide), de optie voor btw-betaling op basis van accrual accounting en het leveringsadres indien dit afwijkt van het factuuradres. Deze regels gelden voor zowel leveringen van goederen als diensten tussen btw-geregistreerde bedrijven. Door nu al te zorgen voor de juistheid van uw partnergegevens, voorkomt u dat facturen worden afgewezen wanneer de hervorming van kracht wordt.
Het wettelijk kader is gebaseerd op de artikelen van het Algemeen Belastingwetboek die zijn gewijd aan elektronische facturering en elektronische rapportage, zoals vastgelegd in een decreet (Bron: Algemene belastingwetgeving, legifrance.gouv.frEr zijn drie categorieën actoren bij betrokken: de belastingdienst, die de platformen registreert; de PDP's, die de gegevensoverdracht garanderen; en de bedrijven, die conforme facturen moeten uitgeven en ontvangen.
Het hele systeem is ontworpen voor gefaseerde implementatie: vanaf 1 september 2026 moeten alle bedrijven elektronische facturen kunnen ontvangen; een jaar later moeten ook kleinere bedrijven elektronische facturen naar hun klanten versturen. Deze planning biedt voldoende tijd om elke stap van het proces te plannen, indien nodig een accountant te raadplegen en te controleren of uw oplossing voldoet aan de betalingstermijnen en de nieuwe informatievereisten die de hervorming met zich meebrengt.
Om een soepele overgang te garanderen, is het raadzaam de regelgeving rondom deze verplichte elektronische facturering te begrijpen, de specifieke eisen voor uw sector te verifiëren bij de relevante overheidsinstantie of een professional, en uw oplossing vóór de deadline te testen. Zowel publieke als private softwareleveranciers kunnen u bij deze overgang ondersteunen, of uw bedrijf nu al lang in Frankrijk gevestigd is of recent is opgericht.
De concrete voordelen, los van de verplichting.
Geautomatiseerde verwerking vermindert invoerfouten en geschillen. Het volgen van de factuurlevenscyclus versnelt betalingen en verbetert de cashflow. Digitale archivering beveiligt uw documenten gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn en datacentralisatie vereenvoudigt het beheer van uw bedrijf en btw-aangiften.
Sancties bij niet-naleving
Het niet nakomen van de verplichting stelt het bedrijf bloot aan vaste boetes per niet-conforme factuur, evenals voor overtredingen van de e-rapportageverplichting, met een jaarlijks maximumbedrag (bron: service-public.frNaast het financiële aspect loopt een bedrijf dat geen elektronische facturen kan ontvangen het risico zijn relaties met leveranciers te schaden. Compliance is daarom zowel een commerciële als een wettelijke kwestie.
Hoe u de juiste oplossing voor elektronische facturering kiest
Om de juiste software of PDP te kiezen, moet u rekening houden met een aantal essentiële criteria:
- Het beheer van gestructureerde formats (Factur-X, UBL, CII) die de hervorming vereist.
- Verbinden met een goedgekeurd platform om uw elektronische facturen te versturen en te ontvangen.
- Ondersteuning voor elektronische rapportage en nieuwe verplichte informatie.
- Levenscyclusstatussen ophalen om uw betalingen te volgen.
- Gebruiksgemak en kosten, met name voor een klein bedrijf.
Hoe bereid je je nu voor?
- Controleer of uw tool gestructureerde formaten ondersteunt (Factur-X, UBL, CII).
- Selecteer een goedgekeurd platform of software die is gekoppeld aan een PDP.
- Zorg ervoor dat uw contactgegevens (SIREN, adressen) betrouwbaar zijn om aan de nieuwe eisen te voldoen.
- Train je teams in het nieuwe factureringsproces.
- Wacht niet tot het laatste moment om uw factureringsketen te testen.
Wat deze verandering daadwerkelijk dagelijks teweegbrengt
Voor/Na: Drie veelvoorkomende situaties
De boekhoudafdeling van een klein bedrijf. Voorheen: Leveranciersfacturen kwamen per e-mail binnen als pdf's en moesten handmatig worden ingevoerd. Nu: Elke binnenkomende factuur komt direct in de facturatiesoftware terecht, reeds gestructureerd en klaar om te worden gecontroleerd en verwerkt.
Een groot bedrijf met veel professionele klanten. Voorheen: facturen werden als e-mailbijlage verzonden, zonder inzicht in de ontvangst. Nu: elke factuur wordt verwerkt via een betalingssysteem en toont een status (ingediend, ontvangen, betaald), wat de betalingsregistratie verbetert.
Een eigenaar van een klein bedrijf die zijn eigen facturering verzorgt. Voorheen: papieren facturen of digitale bestanden, handmatig gearchiveerd, zonder echt inzicht in de cashflow. Nu: automatische uitgifte in het juiste formaat, verzending via een gekoppeld betalingsverwerkingssysteem en beter overzicht van aankomende betalingen.
Bereid je voor met Djaboo
Djaboo is factureringssoftware die bedrijven helpt te voldoen aan de regelgeving: het versturen van gestructureerde elektronische facturen, het koppelen aan een goedgekeurd platform en het verwerken van nieuwe verplichte informatie. Met Djaboo kunt u direct conforme elektronische facturen versturen, zonder uw managementprocessen volledig te hoeven aanpassen.
Hoe werkt het in de praktijk?
Het implementatieproces omvat doorgaans drie stappen: het importeren van uw bestaande gegevens (klanten, producten, factuurgeschiedenis), het koppelen aan een goedgekeurd platform en vervolgens het controleren van de eerste gegevensinvoer vóór de volledige overstap. In de meeste gevallen kan een bedrijf zijn facturatiesysteem binnen enkele dagen testen, zonder de bedrijfsvoering te onderbreken. Registeraccountants kunnen u tijdens deze overgang ook ondersteunen bij de naleving van de wettelijke voorschriften.
Herverzekering: veiligheid, naleving en ondersteuning
Uw factuurgegevens blijven opgeslagen en verzonden in overeenstemming met de eisen die de belastingdienst stelt aan persoonsgegevensplatformen (PDP's). Djaboo houdt wijzigingen in het wettelijk kader (formaten, verplichte informatie, tijdlijn) in de gaten om onaangename verrassingen te minimaliseren. Ondersteuning is beschikbaar om technische of wettelijke vragen te beantwoorden tijdens het complianceproces. Zoals bij elke overstap naar een ander systeem, is het altijd raadzaam om de compatibiliteit met uw bestaande software te controleren voordat u volledig overstapt.
Djaboo versus andere opties: een eerlijke vergelijking
Er bestaat geen perfecte oplossing voor elke situatie. Hieronder wordt, in alle transparantie, uitgelegd wat elke aanpak inhoudt:
| Criterium | Handmatige facturering | Generieke software | Djaboo |
|---|---|---|---|
| Formaatconformiteit (Factur-X, UBL, CII) | Niet beheerd | Verschilt per uitgever. | Geïntegreerd |
| Verbinding maken met een PDP | Afwezig | Vaak een betaalde optie | ingesloten |
| E-rapportagebeheer | handboek | Soms beperkt | ondersteuning |
| Tijd besteed per factuur | Leerling | Gemiddelde | Verminderd |
Voor een organisatie die al een groot aantal facturen verwerkt, wordt het handmatig verwerken ervan vanaf 2026 steeds moeilijker vol te houden. Generieke software kan volstaan als de aanbieder zich strikt aan de wettelijke planning houdt; dit is een punt om te controleren voordat u een tool kiest.
Klaar om over te stappen op elektronische facturering?
Als uw bedrijf nog steeds een platform of software moet kiezen, is het verstandig om uw facturatieproces vóór de deadline te testen in plaats van op het laatste moment. U kunt de pagina over verplichte e-facturering met Djaboo bekijken of een demonstratie aanvragen om te beoordelen of de tool geschikt is voor uw organisatie.
Samenvattend wordt elektronische facturering geleidelijk verplicht voor alle Franse bedrijven die btw-plichtig zijn: vanaf september 2026 is ontvangst vereist, gevolgd door uitgifte in 2027 voor kleinere bedrijven. Deze hervorming van de elektronische facturering treft zowel grote bedrijven als zeer kleine ondernemingen en verandert de manier waarop elk bedrijf zijn transacties en rapportageverplichtingen afhandelt. Hoe eerder u anticipeert op deze verplichting tot elektronische facturering, hoe soepeler de overgang voor uw organisatie zal verlopen.
Belangrijke punten om te onthouden
- Vanaf 1 september 2026 moeten alle in Frankrijk gevestigde bedrijven elektronische facturen kunnen ontvangen.
- Grote en middelgrote bedrijven moeten vanaf 2026 ook elektronische facturen versturen; mkb's en micro-ondernemingen volgen in 2027.
- Elke factuur wordt verwerkt via een goedgekeurd platform (PDP), dat de conformiteit ervan controleert en de vereiste informatie doorstuurt naar de belastingdienst.
- E-rapportage vormt een aanvulling op het systeem voor activiteiten die niet onder elektronische facturering vallen (B2C, internationaal).
- Door tijdig op de naleving van de regels te anticiperen, verkleint u het risico op afgewezen facturen en knelpunten bij uw leveranciers.
Veelgestelde vragen over verplichte elektronische facturering
Is elektronische facturering simpelweg een PDF-bestand?
Nee. Een elektronische factuur bevat machinaal leesbare gestructureerde gegevens (Factur-X, UBL of CII-formaten). Een eenvoudig bestand dat per e-mail wordt verzonden, is niet langer voldoende om aan de eis te voldoen.
Vanaf welk moment wordt elektronische facturering verplicht?
Vanaf 1 september 2026 moeten alle bedrijven deze documenten kunnen ontvangen. De verplichting tot het afgeven ervan geldt voor grote en middelgrote bedrijven in september 2026, en vervolgens voor mkb's, zeer kleine bedrijven en micro-ondernemingen in september 2027.
Wat is een PDP?
Een PDP (Partner Electronic Invoicing Platform) is een particulier platform dat is geregistreerd bij de belastingdienst en waarmee uw elektronische facturen worden verwerkt. U moet er een kiezen of software gebruiken die ermee is verbonden.
Worden micro-ondernemingen hierdoor getroffen?
Ja. Zelfs als micro-ondernemers zijn vrijgesteld van btw, moeten ze vanaf 2026 facturen kunnen ontvangen en vanaf 2027 facturen kunnen versturen.
Wat is het verschil tussen elektronische facturering en elektronische rapportage?
Elektronische facturering betreft facturen tussen Franse bedrijven (B2B). E-rapportage betreft de overdracht van transactiegegevens voor andere activiteiten: verkopen aan particulieren, internationale transacties en betalingsgegevens.
Wat gebeurt er als mijn bedrijf niet op tijd klaar is?
Het bedrijf loopt het risico op boetes en, belangrijker nog, praktische problemen bij het uitwisselen van facturen met leveranciers en klanten. Het is beter om het facturatiesysteem van tevoren te testen dan overhaast.
