Verplichte informatie op een factuur: de complete lijst 2026

Een factuur moet ongeveer twintig verplichte gegevens bevatten: de identiteit van de partijen, het factuurnummer en de datum, de omschrijving van het artikel, de prijs, de toepasselijke belasting en de betalingsvoorwaarden. In Frankrijk geldt deze lijst voor alle bedrijven, inclusief bedrijven die onder de btw-vrijstellingsregeling vallen. Deze handleiding beschrijft elk onderdeel in detail, geeft concrete voorbeelden en schetst de risico's van een onvolledige factuur.

Waarom deze vermeldingen belangrijk zijn

Een factuur is niet zomaar een commercieel document: het is een juridisch bindend document. Als verplichte informatie ontbreekt, kan de factuur als niet-conform worden beschouwd, wat kan leiden tot een boete voor het bedrijf en waardoor de klant de verschuldigde belasting mogelijk niet kan aftrekken.

Wat een bedrijf riskeert als het dit vergeet.

Het niet aanleveren van de vereiste informatie is strafbaar met een boete van € 15 per ontbrekend item per factuur, tot een maximum van een kwart van het factuurbedrag. Naast het financiële risico leidt een onvolledige factuur tot vertraging van de betaling: een professional kan de factuur weigeren als deze niet aan de eisen voldoet.

Speciale gevallen waar u op moet letten

Bepaalde details variëren afhankelijk van uw belastingregime. Voor transacties die zijn vrijgesteld van btw, wordt de vermelding "Btw niet van toepassing, artikel 293 B van de Franse Algemene Belastingwet" gebruikt en wordt geen btw-identificatienummer vermeld. Transacties die onder de btw-vrijstelling vallen, moeten daarentegen de wettelijke grondslag voor de vrijstelling specificeren. Voor geleverde diensten vervangt de datum van uitvoering de leveringsdatum die voor verkoop wordt gebruikt.

De volledige lijst met verplichte informatie

Hieronder vindt u de volledige lijst met informatie die op facturen moet worden vermeld.

Identiteit van verkoper en klant

• Bedrijfsnaam, rechtsvorm en adres van de verkoper.
• SIREN-nummer en fiscaal identificatienummer, behalve voor de basisvrijstelling.
• Naam of bedrijfsnaam en adres van de koper.
• Bezorgadres, indien afwijkend van het opgegeven adres.

Factuurnummer en datum

• De referentie is gebaseerd op een continue en ononderbroken chronologische reeks, niet op een simpele vrije teller.
• Specifieke uitgiftedatum.
• Verkoopdatum, indien deze verschilt van de uitgiftedatum.

Product- of servicegegevens

• Een nauwkeurige omschrijving van het artikel of de dienst, inclusief de hoeveelheid en de prijs per stuk, exclusief btw.
• Het toepasselijke btw-tarief voor elk artikel, of de desbetreffende vermelding indien van toepassing.
• Eventuele verkregen kortingen (terugbetalingen, prijsverlagingen, toeslagen) en de bijbehorende voorwaarden.

Bedragen en belasting

• Het bedrag exclusief btw en de bijbehorende btw, voor een controleerbaar totaalbedrag.
• Het totale te betalen bedrag, inclusief btw.
• Fiscale status van het gebouw.

Betaalvoorwaarden

• Verwachte vervaldatum of betalingstermijn.
• Boetes voor te late betaling en de mogelijkheid tot vervroegde betaling, indien beschikbaar.
• Kortingsvoorwaarden bij vervroegde betaling, of indien deze ontbreken.
• De vaste vergoeding voor incassokosten in geval van niet-betaling (40 euro tussen professionals).

Waarom elke vermelding verplicht is

Elk verplicht element heeft een specifiek doel. De identiteit van de partijen is vereist om vast te stellen wie verantwoordelijk is voor de betaling en wie betaald moet worden. Het nummer en de datum zijn vereist om de datum van de transactie te bewijzen. Een duidelijke omschrijving is vereist om geschillen over het verkochte product te voorkomen. De btw-regeling is vereist zodat de belastingdienst de juistheid van de aangifte kan controleren. Het ontbreken van een verplicht element maakt de factuur niet ongeldig, maar wel vatbaar voor betwisting.

In de praktijk omvat verplichte informatie ook minder bekende situaties: het vermelden van een SIREN-nummer blijft verplicht, zelfs voor kleine bedrijven, en de vermelding "btw niet van toepassing" is vereist wanneer een btw-vrijstellingsdrempel geldt. Het niet tijdig indienen van een factuur met alle vereiste informatie kan ook leiden tot vertraging van de betaling, in een context waarin elke dag telt voor de cashflow.

Wie moet een factuur uitschrijven, en wanneer?

Iedere onderneming die een product verkoopt of een dienst levert als onderdeel van haar activiteiten, moet voor elke transactie met een zakelijke klant een factuur uitstellen. De partij die de factuur uitstelt, is over het algemeen degene die de belasting verschuldigd is, behalve in specifieke gevallen. De verplichting tot het uitstellen van een factuur geldt vanaf de allereerste transactie, ongeacht de omvang van de onderneming.

Concrete use cases

Laten we een voorbeeld nemen: bij een productverkoop met een overeengekomen prijsverlaging moeten de prijs vóór korting, het kortingsbedrag en de nettoprijs worden vermeld. Bij een gecombineerde dienst en product op één factuur behoudt elk item zijn eigen gegevens (omschrijving, hoeveelheid, prijs, tarief). Bij een factuur met een betalingsdatum moet de verwachte betalingsdatum en eventuele boetes voor te late betaling worden toegevoegd.

Factuurnummer, aanmaakdatum en referenties

Het opstellen van een factuur volgt een specifiek kader: zodra een bedrijf een document voor een transactie uitgeeft, moet het dit document een nummer en factuurreferenties toekennen die voldoen aan de geldende factureringsregels. Deze verplichting geldt voor alle bedrijfsactiviteiten, ongeacht de rechtsvorm. Eenmaal uitgegeven, kan het document niet meer worden gewijzigd: correcties worden doorgevoerd via een creditnota met een eigen referentienummer.

Bij een transactie met meerdere diensten behoudt elk item zijn eigen gegevens. Als er een korting van toepassing is, tel dan de prijs vóór en na de korting bij elkaar op. Een onderneming die onder de basisregeling voor btw valt, moet ervoor zorgen dat zij nooit een btw-tarief hanteert dat van toepassing is op verkopen die zijn vrijgesteld van btw: de vermelding "btw niet van toepassing" is voldoende, zonder dat het bijbehorende btw-bedrag hoeft te worden gespecificeerd.

Houd je aan deadlines en voorkom conflicten.

Een duidelijke deadline, die vanaf het begin is vastgesteld, voorkomt latere geschillen. Eventuele vertragingen moeten worden voorzien door het toepasselijke tarief en de vaste boete te specificeren. Dit geldt ongeacht uw sector.

Voor klantidentificatie in Frankrijk moeten het adres en het factuuradres van de klant overeenkomen met de daadwerkelijke rechtspersoon. De klantidentificatie moet duidelijk en ondubbelzinnig de naam of bedrijfsnaam van de klant bevatten. Het totaalbedrag, na afronding, moet consistent blijven met de som van de afzonderlijke posten: dit is het eerste punt dat wordt gecontroleerd bij een audit.

Hoe u uw rekeningen dagelijks nauwkeurig kunt bijhouden

Het handmatig controleren van zo'n twintig items op elke factuur is een bron van fouten, vooral naarmate het bedrijf groeit. Een kant-en-klaar factuursjabloon beperkt het risico al, maar elke nieuwe situatie (internationale klant, uitzondering, elektronische factuur) vereist aanpassing van de inhoud.

Elektronische factuur: dezelfde factureringsregels

La elektronische factuur Een elektronische factuur moet dezelfde informatie bevatten als een papieren factuur. De hervorming van de elektronische facturering schrijft ook een gestructureerd formaat en verzending via een goedgekeurd platform voor, zonder de factureringsregels die van toepassing zijn op de inhoud te wijzigen. Volgens de Directie-generaal voor OndernemingenDeze regels zijn in beide gevallen identiek, zowel in papieren als in elektronische vorm. Details voor elke situatie zijn ook beschikbaar op [naam website/platform]. service-public.fr en Legifrance (artikel L441-9 van het handelswetboek).

Een laatste belangrijk punt: het btw-identificatienummer, de bedrijfsnaam en het factuuradres moeten voor elke factuur, ook bij herhaalde verkopen of diensten, identiek blijven. Dit vereenvoudigt de boekhoudkundige afstemming voor zowel de klant als de verkoper.

Hoe Djaboo nauwkeurige facturen garandeert

Djaboo Het systeem vult automatisch alle gegevens uit uw bedrijfs- en klantgegevens in: SIREN-nummer, bedrijfsnaam, adres en toepasselijke belastingregeling. U hoeft de lijst niet meer te onthouden of bij elke factuur te kopiëren.

Voor/na met Djaboo

Voor: Je maakt elke factuur in een spreadsheet, je vergeet soms een stukje data (het toepasselijke tarief, de kortingsvoorwaarden) en je ontdekt de fout pas wanneer de klant de factuur weigert. Vervolgens, met Djaboo: Elke factuur bevat automatisch de identificatie, het volgnummer en de details van de geleverde dienst. U hoeft niets regel voor regel te controleren.

Hoe werkt het in de praktijk?

U vult eenmalig uw bedrijfsprofiel in (SIREN-nummer, of u franchisenemer bent of niet), daarna uw kopersprofielen. Elke factuur die daarna wordt aangemaakt, bevat automatisch de vereiste informatie, ook voor elektronische facturen die via een goedgekeurd platform worden verzonden.

Herverzekering

Uw gegevens worden in Europa gehost. Djaboo gebruikt het juiste referentieformaat (chronologische volgorde zonder hiaten) en het supportteam kan u helpen bij het configureren van een speciaal geval (vrijstelling, btw niet van toepassing, klant in het buitenland).

Djaboo kreeg een factuursjabloon in Word of Excel voorgeschoteld.

Voor producten of diensten die in het buitenland worden verkocht, blijft deze informatie een jaar na uitgifte beschikbaar: systematisch handelen vanaf het begin voorkomt dat alles later opnieuw moet worden opgebouwd. Een onvolledig klantadres, een slecht omschreven dienst of een ontbrekende factuurdatum zijn al voldoende om het document betwistbaar te maken.

Om verder te gaan

De volledige context van de hervorming vindt u in onze gids over de elektronische factuurof raadpleeg onze handleiding voor maak een factuur Stap voor stap. Bijzonder geval: de BTW op factuur, met eigen specifieke voorwaarden waaraan moet worden voldaan.

Veelgestelde vragen over verplichte informatie

Welke informatie moet er op een factuur staan? Identiteit van verkoper en klant, factuurnummer en -datum, omschrijving van het product of de dienst, prijs exclusief en inclusief btw, toepasselijk tarief en betalingsvoorwaarden.

Welke risico's zijn er als er informatie ontbreekt? Een boete van 15 euro per ontbrekend punt en per factuur, tot een maximum van een kwart van het bedrag, evenals een mogelijke weigering door de professionele klant.

Moet een micro-onderneming btw vermelden? Nee, in de basisfranchise staat vermeld "btw niet van toepassing, artikel 293 B van de CGI" en hoeft er geen btw-identificatienummer te worden opgenomen.

Hoe kan ik de gegevens in elektronische facturen beheren? Dezelfde factureringsregels zijn van toepassing; de elektronische factuur moet ook voldoen aan een gestructureerd formaat dat via een goedgekeurd platform wordt verzonden.

Moet het factuurnummer aan een specifieke regel voldoen? Ja, het moet gebaseerd zijn op een ononderbroken chronologische reeks, zonder onderbrekingen of duplicaten, en aanwezig zijn in elk document dat gedurende het jaar is uitgegeven.

Kan software zoals Djaboo fouten voorkomen? Ja: Djaboo vult alle gegevens uit uw bedrijfs- en klantprofiel automatisch in, waardoor de kans dat u iets vergeet aanzienlijk kleiner wordt.

Welke informatie moet worden toegevoegd in geval van een voorzienbare betalingsvertraging? Geef het boetepercentage en het bedrag van de vaste incassokosten vanaf het begin duidelijk aan om eventuele geschillen bij de incasso te voorkomen.

Om ook te lezen: Factuur of ontvangstbewijs, wat is het verschil?.