Hoe kun je het conversiepercentage bij prospectie verbeteren?
Het werven van meer klanten betekent niet per se dat je meer mensen moet benaderen. In veel bedrijven gaan verkopen verloren tussen het eerste contact en de uiteindelijke beslissing: slechte targeting, verkeerd begrepen behoeften, te late opvolging of offertes die zonder de juiste follow-up worden verstuurd.
Het verbeteren van uw leadconversieratio betekent dus dat u bestaande kansen beter benut. Dit vereist een duidelijke methodologie, op maat gemaakte communicatie en consistente dagelijkse opvolging door de verkoopafdeling.
Waarom het conversiepercentage bij prospectie essentieel is
Een bedrijf kan zijn team versterken of samenwerken met het telefonisch acquisitiebureau OltegaIn beide gevallen is het aantal telefoontjes alleen niet voldoende. Elk contact moet worden gekwalificeerd, opgevolgd en naar een specifieke vervolgstap worden geleid.
De berekening is simpel:
Conversiepercentage = aantal potentiële klanten dat daadwerkelijk klant is geworden ÷ aantal verwerkte potentiële klanten × 100
Als 100 gekwalificeerde leads 12 klanten opleveren, bedraagt het conversiepercentage 12%. Maar dit cijfer laat niet zien waar de verkoop vastloopt. Het is ook nodig om de stappen te meten tussen het eerste contact, de afspraak, de bevestiging van de behoefte, de offerte en de uiteindelijke verkoop.
Waarom converteren potentiële klanten niet?
De oorzaken zijn vaak heel concreet:
- een te breed doelwit;
- een aanbod dat wordt gedaan voordat de behoefte is vastgesteld;
- verspreide informatie;
- herinneringen die in het geheugen zijn achtergebleven;
- geen duidelijk gedateerde volgende actie;
- Een offerte die te laat is ingediend of nooit in overweging is genomen.
Voor/Na: Voorheen bewaarde de verkoper notities in zijn inbox en nam contact op wanneer hij eraan dacht. Nu heeft elke prospect een status, een manager en een vervolgactie. Opvolging verloopt nu regelmatig, zonder dat het aantal contacten kunstmatig wordt opgeblazen.
Hoe kun je je conversieratio bij het werven van nieuwe klanten verbeteren?
1. Betere potentiële klanten
Definieer een nauwkeurig ideaal klantprofiel: sector, omvang, rol van de beslisser, probleem, gebruikte tools en aanleidinggevende gebeurtenis.
Het doel is om de inspanningen te richten op bedrijven die de behoefte al erkennen, in plaats van alle contacten op dezelfde manier te behandelen.
2. Voldoe aan de kwalificatie-eisen voordat u het aanbod indient.
Een goed gesprek moet vier punten verduidelijken:
- Welk probleem probeert de potentiële klant op te lossen?
- Wat zijn de gevolgen van dit probleem?
- Wie neemt deel aan de besluitvorming?
- Wat is de volgende realistische stap?
Dit kwalificatieproces voorkomt dat je een offerte stuurt naar iemand die alleen maar nieuwsgierig is. Het stelt je ook in staat om het aanbod te herformuleren met de woorden en prioriteiten van de potentiële klant.
3. Geef elke kans een volgende stap.
"Wordt nog opgevolgd" is te vaag. Schrijf in plaats daarvan: "bel donderdag om de reikwijdte te bevestigen" of "neem na de commissievergadering op 12 september contact op".
De regel is eenvoudig: Voor elke actieve prospect moet een volgende actie met een datum worden vastgesteld.Dit is een van de meest effectieve manieren om gemiste kansen te verminderen.
4. Pas de herinneringen aan
Een goede vervolgmail vraagt niet alleen of het vorige bericht is gelezen. Het geeft een reden om te reageren: een verduidelijking, een voorbeeld, een antwoord op een bezwaar of een specifiek tijdsbestek.
Voor/Na: Voorheen ontvingen alle potentiële klanten vijf dagen na de offerte dezelfde herinnering. Nu hangt de opvolging af van het geconstateerde obstakel: budget, deadline, interne validatie of begrip van het aanbod.
5. Meet elke stap van de reis
Het totale percentage is nuttig, maar de tussenliggende percentages geven aan wat er gecorrigeerd moet worden. Volg in ieder geval deze richtlijnen:
- gekwalificeerde kandidaten die een afspraak accepteren;
- bijeenkomsten die leiden tot een voorstel;
- de voorstellen werden omgezet in handtekeningen;
- de gemiddelde lengte van de verkoopcyclus;
- De meest voorkomende oorzaken van verlies.
Als er veel afspraken zijn, maar weinig offertes, ligt het probleem waarschijnlijk in het vaststellen van de behoefte, en niet in het initiële acquisitieproces.
Hoe Djaboo bedrijfsconversie ondersteunt
Djaboo centraliseert contacten, potentiële klanten en bestaande klanten in één omgeving. Kansen kunnen worden gecategoriseerd op basis van de fase, zoals 'eerste contact', 'gekwalificeerde behoefte', 'voorstel verzonden', 'onderhandeling' of 'gewonnen'.
Elk record bevat contactgegevens, notities, afspraken, documenten, voorstellen, offertes en actiepunten. Wanneer een potentiële klant na enkele weken reageert, kan de verkoper eenvoudig de geschiedenis van die klant raadplegen zonder in meerdere tools te hoeven zoeken.
Djaboo biedt u ook de mogelijkheid om een verkoopvoorstel en de acties van de ontvanger te volgen. Zodra de deal is gesloten, blijft de informatie gekoppeld aan de klant, offertes, het project en de factuur. Dit minimaliseert het opnieuw invoeren van gegevens en de hiaten tussen de verkoop en de uitvoering ervan.
Een concrete situatie
Een potentiële klant vraagt om een demonstratie en reageert vervolgens drie weken lang niet meer.
Bij handmatige registratie moet de verkoper zijn aantekeningen opzoeken, het laatst verzonden bericht controleren en de juiste versie van het voorstel opzoeken.
Met Djaboo kan hij de context van de behoefte, de uitwisselingen, de verzonden documenten en de volgende geplande actie allemaal in één dossier terugvinden. Hij kan het gesprek vervolgens hervatten met een relevant bericht, in plaats van een algemene reactie.
Hoe werkt het in de praktijk?
Het opstartproces kan uit zes stappen bestaan:
- Leads importeren of invoeren;
- Definieer vier tot zes commerciële statussen;
- Wijs elke kans toe aan een manager;
- specificeer een toekomstige actie;
- Stel offerte- en voorstelsjablonen op;
- Controleer wekelijks of de geblokkeerde of verloren bestanden.
Begin eenvoudig. Een stappenplan van vijf stappen dat daadwerkelijk wordt gebruikt, is beter dan twintig statussen die zelden worden bijgewerkt.
Djaboo of handmatige tracking?
Een spreadsheet is wellicht voldoende bij een klein aantal potentiële klanten en slechts één persoon. Het wordt echter minder betrouwbaar wanneer er meerdere medewerkers bij betrokken zijn, er veel correspondentie plaatsvindt of offertes moeten worden opgevolgd.
Djaboo biedt in de eerste plaats continuïteit en een gedeelde visie. Geen enkel CRM-systeem kan echter op zichzelf een slechte targeting, een onduidelijk aanbod of een gebrek aan verkoopdiscipline corrigeren.
De tool moet een methode ondersteunen, niet vervangen.
Geruststelling: toegang, vertrouwelijkheid en adoptie
De toegang kan worden geconfigureerd op basis van de rollen van medewerkers. Iedere persoon kan dan de informatie bekijken die relevant is voor zijn of haar taak, zonder noodzakelijkerwijs toegang te hebben tot alle bedrijfsgegevens.
Om de acceptatie te bevorderen, is het raadzaam om het aantal verplichte velden te beperken, de statussen duidelijk te definiëren en het proces eerst met een kleine groep te testen voordat het op grotere schaal wordt uitgerold.
Documentatie en ondersteuning helpen bij het configureren van de belangrijkste functies. Het team moet echter wel eenvoudige regels in acht nemen: kansen bijwerken, aankomende acties dateren en regelmatig verliespatronen analyseren.
Conclusie
Om uw conversieratio bij het werven van potentiële klanten te verbeteren, begint u met het identificeren van de gemiste kansen. Betere targeting, grondige kwalificatie, contextuele follow-ups en een vervolgactie voor elke potentiële klant hebben vaak een grotere impact dan simpelweg het volume verhogen.
Djaboo helpt bij de implementatie van deze methode door leads, uitwisselingen, voorstellen, offertes en de lopende klantrelatie met elkaar te verbinden. U kunt de oplossing testen in uw eigen verkoopproces of een demonstratie aanvragen om te beoordelen of deze geschikt is voor uw organisatie.
FAQ
Wat is een goede conversieratio bij het werven van nieuwe klanten?
Er bestaat geen universeel tarief. Het hangt af van de sector, de prijs van het aanbod, het gebruikte kanaal en de leeftijd van de potentiële klanten. Vergelijk vooral uw resultaten over tijd en tussen de verschillende fasen van uw proces.
Hoe bereken je de wisselkoers?
Deel het aantal potentiële klanten dat daadwerkelijk klant is geworden door het totale aantal verwerkte potentiële klanten en vermenigvuldig het resultaat vervolgens met 100.
Hoe vaak moet je contact opnemen met een potentiële klant?
Er is geen vast aantal. De frequentie hangt af van de mate van interesse, het door de potentiële klant aangegeven schema en de waarde van elk vervolgcontact.
Verbeteren CRM-systemen automatisch de verkoopcijfers?
Nee. Het verbetert de tracking, de zichtbaarheid en het delen van informatie. De kwaliteit van de targeting, de verkooppresentatie en het aanbod blijven cruciaal.
Welke indicatoren moeten naast het conversiepercentage nog meer in de gaten gehouden worden?
Houd de conversies tussen elke fase bij, de lengte van de verkoopcyclus, het aantal kansen waar geen verdere actie is ondernomen en de meest voorkomende redenen voor verlies.
